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La opinión del experto: cinco maneras de actualizar tu programa de eventos

Ian Cummings, Vicepresidente de CWT Meetings & Events

Basta con observar el ascenso estratosférico de las redes sociales en las que uno puede colgar sus fotos en lugares increíbles, acompañado de amigos increíbles y tomando cócteles increíbles, o el reciente lanzamiento de marcas experienciales como AirBnB Experiences, para entender que nos encontramos en un momento de cambio. Estamos pasando con gran rapidez de una economía material a una economía experiencial, impulsada por la inversión en experiencias.

Como con la mayoría de las tendencias de consumo, los efectos se notan también en el mundo corporativo. No es sorprendente. Hay un montón de estudios científicos que señalan el valor de la interacción personal a la hora de aumentar la productividad, la creatividad y el bienestar. Las principales marcas hoteleras de todo el mundo están invirtiendo en sus facilidades para dar cabida a reuniones y eventos y, aunque nuestro informe sobre tendencias futuras en el sector prevé un crecimiento del 6 % en 2019, Ian Cummings, vicepresidente de CWT Meetings & Events, cree que podría estar más cerca del 12 %.

Las empresas han de continuar mejorando sus programas de eventos, si quieren seguir siendo competitivas, gestionar de la mejor manera sus inversiones y atraer e inspirar al mejor talento.

Hemos pedido a Ian Cummings su consejo para allanar el camino de los responsables de eventos y reuniones hacia el futuro.

1. No te olvides de los millennials

Según un estudio de Eventbrite, tres de cada cuatro millennials prefieren las experiencias a las cosas materiales. Las empresas harían bien en ponerlos de su lado, ya que "cada vez son más los millennials que asisten a eventos y reuniones en nombre de sus empresas", dice Cummings. "Por eso tenemos que asegurarnos de que atendemos a todos los grupos demográficos y no dejamos de lado a nadie. Para atraer a este grupo es cada vez más importante conseguir un gran impacto en las redes sociales con los eventos, especialmente si se incluye la posibilidad de asistencia virtual para aquellos que no pueden estar presentes. Esto asegura que la audiencia y el compromiso se duplique o incluso se triplique", añade.

2. Elige el camino menos transitado

"La mayoría de las empresas ha estado ya en las principales capitales como Barcelona, Londres y París, y ahora buscan sitios nuevos, en los que obtener mejores tarifas y una mejor relación calidad-precio", explica Cummings. "Por ejemplo, nosotros organizamos un gran evento anual con uno de nuestros clientes farmacéuticos, repartido en múltiples propiedades en Liverpool. Algo así costaría mucho más en Londres", apunta.

3. Un buen retorno

"Muchas empresas todavía no miden el retorno de la inversión (ROI) de sus principales eventos, pero a buen seguro no gastarían la misma cantidad de dinero en un nuevo software sin contar con las medidas pertinentes para garantizar que están obteniendo una verdadera relación calidad-precio", dice Cummings. "Otras ya han pasado de centrarse en el ahorro a hacerlo en la creación de valor, aunque esto es aún más difícil de medir", prosigue. “Será importante tener conversaciones con los directores de marketing y comerciales de las empresas, para asegurarse de que los eventos se establecen con firmeza en sus presupuestos y de que obtienen un retorno de la inversión medible para ese 30 % más o menos del gasto conjunto en marketing. Estoy entusiasmado con el futuro y espero hacer mucho más con nuestros clientes”, añade.

4. La tecnología, por delante

Los avances tecnológicos han sido bastante esporádicos y desconectados dentro de la industria de reuniones y eventos, pero poco a poco empiezan a tomar forma. "Las plataformas de gestión de eventos, las páginas web para registrarse, las aplicaciones móviles para eventos, las encuestas de seguimiento… Estas iniciativas suelen realizarse en distintas plataformas y sistemas y contar con un gran componente manual. Sería más apropiado contar con una única plataforma tecnológica que reuniese toda esa información. Ningún responsable de reuniones o eventos quiere tener que vérselas con tres o cuatro tecnologías diferentes, y tampoco tiene tiempo para repetir la entrada de datos en distintos sistemas o para conseguir la extracción de los mismos en el formato que el cliente desea. La tecnología tiene que mejorar y conectarse a todos los niveles. Por eso, es crucial trabajar con una empresa que tiene un plan tecnológico claro a nivel mundial", explica Cummings.

CWT Meetings & Events avanza hacia una plataforma unificada con dos piezas de tecnología en el centro de la ‘plataforma paraguas’. En breve, la misma tecnología estará disponible para todos los mercados del mundo, ofreciendo una solución verdaderamente global. "Es clave para la consolidación de datos", dice Cummings, "y permitirá a todos nuestros clientes obtener un desglose completo del gasto y del valor para apoyar la toma de decisiones estratégicas".

5. Es hora de cambiar

Es crítico involucrar en la conversación a los directores generales, de marketing, de ventas y comercial y financieros. Deben participar en la toma de decisiones de alto nivel en torno a los eventos.

"Si tomamos como ejemplo una gran empresa de tecnología y conseguimos consolidar el gasto en eventos y formación, estamos hablando de millones", dice Cummings. "Los altos cargos deberían sintonizar los objetivos de un evento con la estrategia general de la empresa. Si la compañía está en un momento de reducción de costes, los lugares y hoteles seleccionados para los eventos deberían reflejar esa situación. Si lo que se busca es crecimiento y se encuentra en un año más dinámico, entonces sí se tratará de hacer todo lo posible. El tono y la dirección de la empresa han de reflejarse en sus eventos y esto solo es posible celebrando reuniones estratégicas por adelantado”, finaliza.

 

Contactos de prensa:

Mari Carmen Pascual
Responsable de Comunicación, CWT España
Tel.:+34 91 724 99 52 (fijo) / +34 663 65 14 34 (móvil)
mpascual@carlsonwagonlit.es

 

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Global Director of Media Relations, CWT
Tel.: +44 203 353 1454 (fijo) / +44 771 773 0441 (móvil)
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Acerca de CWT Meetings & Events

CWT Meetings & Events organiza cada año 38 500 proyectos innovadores y de gran calidad para sus clientes de distintos sectores industriales repartidos por todo el mundo. Nuestra experiencia y creatividad nos permiten ofrecer eventos inspiradores, y nuestra capacidad logística garantiza la profesionalidad de nuestros servicios de reuniones, viajes en grupo y cumplimiento normativo. Disponemos de programas de gestión estratégica de reuniones con un único objetivo en mente: maximizar el retorno de la inversión.

CWT Meetings & Events es la división de reuniones y eventos de CWT.

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Acerca de CWT

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