skipnavigation

Consejos para establecer un buen programa de gestión estratégica de reuniones

 

Según nuestros últimos datos, el 54% de las empresas se ha beneficiado de la Gestión Estratégica de Reuniones (SMM, por sus siglas en inglés) desde hace años.

Pero además de un acrónimo un tanto extraño, ¿qué es exactamente esto de la Gestión Estratégica de Reuniones?

Como viene siendo habitual, CWT Meetings & Events reunió a sus equipos de las distintas oficinas de España a comienzos de año en un tradicional kick-off, celebrado durante el primer fin de semana de febrero y patrocinado por Meliá Hotels International, entre otros. El evento, que juntó a casi cien personas, tenía como lema Be Evolution y como hilo conductor a Julio Verne y sus conocidas novelas. Porque si hay algo que caracteriza a las obras de este personaje y a la propia CWT M&E es la creatividad, el espíritu innovador y la adopción y aceptación tecnológica. Y por supuesto, la pasión por viajar.

Este modelo de gestión, que nació a mediados de la década de los 90, combina estrategia, operaciones e inteligencia de negocio para permitir a los clientes gestionar sus programas de reuniones y eventos en toda la empresa, lo que resulta en una experiencia de asistencia consistente, en una mayor creación de valor, en objetivos de negocio medibles y en ahorros consistentes.

De hecho, los ahorros cuantitativos pueden oscilar entre el 10 % y el 25 % del gasto que supondrían las mismas acciones antes de establecer un programa de este tipo.

Y los ahorros no son la única ventaja. Un programa de SMM aumenta la transparencia de los gastos, incrementa el poder de negociación, ayuda a reducir los riesgos y contribuye a mejorar el cumplimiento de las normas.

Existen varios factores que influyen en el desarrollo de un programa de gestión estratégica de reuniones. Los factores internos, como los objetivos, la configuración y la cultura de la empresa, juegan un papel crucial en la estructura de un programa de SMM, al igual que factores externos, como las tendencias de la industria y la geografía de los grupos de interés y las reuniones de la empresa.

Así, ha surgido una serie de programas que van desde modelos globales maduros hasta programas híbridos, que abarcan varios componentes clave. Muchas empresas perciben que la falta de un estándar único hace que el modelo SMM sea complejo. Pero es más bien todo lo contrario. El hecho de que haya tantas configuraciones potenciales subraya la flexibilidad de los programas de gestión estratégica de reuniones. Poner en marcha uno de estos programas no ha de ser complicado o caro. Muchos de los más efectivos comenzaron como una pequeña iniciativa que fue creciendo, debido a sus éxitos.

Si aún no has puesto en marcha uno de estos proyectos, aquí tienes algunos consejos que te permitirán crear un buen programa y beneficiarte de sus muchas ventajas:

1.    Concéntrate primero en la estrategia y luego en la táctica. Una estrategia sólida y personalizada es fundamental para lograr un éxito sostenido en el tiempo.  Las tácticas de cómo abastecerse, qué servicios externalizar y cuáles realizar en la propia empresa, con quién asociarse, cómo procesar los pagos, las opciones tecnológicas y la emisión de políticas tienen que surgir de la estrategia central.

2.    No esperes a tener todos los datos. Empieza poco a poco, muestra el valor del programa y evoluciona a partir de ahí. Muchas empresas optan por comenzar con áreas de gran impacto, como la contratación centralizada de locales para eventos y reuniones.

3.    Identifica a las distintas partes interesadas con antelación y asegúrate de que participen en el proyecto. Considera la posibilidad de crear un comité interno con representantes de todas las áreas involucradas.

4.    Comunica tu plan por adelantado a los compañeros interesados (responsables de proyectos y planificadores de reuniones, por ejemplo), así como a las partes externas (como socios hoteleros y proveedores de tecnología). Su apoyo es clave para el programa y para ello deben entender su plan de trabajo y objetivos.

5.    Considera la posibilidad de subcontratar algunos o todos los componentes del programa para acelerar su desarrollo y aprovechar la experiencia externa. Las empresas profesionales de gestión de reuniones pueden ser un gran recurso de consultoría para poner en marcha tu programa.

6.    No te olvides de las reuniones de menor tamaño. Representan la mayor parte de los gastos derivados de las reuniones, lo que las convierte en un elemento importante de cualquier programa.

Si ya tienes en marcha un programa de gestión estratégica de las reuniones y lo que quieres es expandirlo a otras regiones, ten en cuentan los siguientes puntos:

1.    Modifica los objetivos según las zonas geográficas a las que quieres expandir el proyecto.

2.    No te dejes intimidar por en concepto de globalización. Los programas no tienen que tener el mismo nivel de madurez en las distintas regiones para mostrar su valor.

3.    Ten en cuenta que puedes poner en marcha programas piloto en lugar de pasar directamente a una implantación completa, para obtener pequeños éxitos y gestionar las expectativas de las partes interesadas.

Ponte en contacto con CWT Meetings and Events o visita la sección de nuestra web dedicada a la Gestión Estratégica de Reuniones, para obtener más información sobre cómo poner en marcha un programa en tu empresa.

Autora: Kari Wendel, VP Global SMM Strategy & Solutions, CWT Meetings and Events

 

.

Descubre como CWT Meetings & Events puede ayudarte a organizar
eventos inspiradores y programas eficientes para la gestión de tus reuniones

 

Completa el siguiente formulario para contactar con CWT si deseas obtener más información y recibir comunicados
sobre nuestros productos y servicios. Puedes darte de baja de nuestra lista de correo en todo momento utilizando
el enlace "cancelar suscripción" en cualquiera de nuestros correos electrónicos.

Nombre *

Apellidos *

Email profesional *

Empresa *

País*

Teléfono*

Áreas de interés *

¿Ya eres cliente?

 
 

Gracias por contactar.

En breve un representante de CWT Meetings & Events se pondrá en contacto contigo.

.

 

Volver