skip navigation

testing the alert banner here testing

Säkrare evenemang med en förbättrad certifiering för Covid-19 riskhantering

Kundcase

Bransch: Konsulttjänster

Tjänst: Utformning av virtuella evenemang, förvaltning av säkerhetsprotokoll, minskning av koldioxidavtryck.

Plats: Italien

Målsättning

Efter några månader av distansarbete på grund av pandemin, tog en kund kontakt med oss för att organisera ett live-evenemang så snart som lokala restriktioner skulle tillåta det. Deras säljteam hade varit åtskilda alltför länge. Kunden ville planera en intern försäljningskonferens på en dag för att presentera nya produkter, omsättning och kommande planer.

Med 100 försäljningsanställda som skulle engageras på nytt och nya produkter som skulle sättas i rampljuset, behövde evenemanget också en solid visuell identitet och en engagerande kommunikationsplan från början till slut.

Utmaning

Eftersom det fanns få tecken på att live-evenemang skulle bli en möjlighet, övertygade CWT kunden om att det bästa och säkraste valet var att satsa på virtuella evenemang. Efter att ha gått med på detta, bad kunden att få hålla kostnaderna nere samtidigt som alla nio talare skulle presentera live från en central plats. De begärde också stöd och bästa praxis för att undvika risker för Covid-19-infektioner.

Vi valde det här evenemanget som det första att få en ny ISO-certifiering för både pandemisk riskhantering och hållbar evenemangshantering: ISO 20121. Förutom att utforma och hantera själva evenemanget, var våra team tvungna att driva alla säkerhetsprotokoll samtidigt som de minskade projektets hållbara påverkan för att få certifieringen.

Lösningen

Med det tredubbla målet att utforma ett framgångsrikt evenemang, minska dess miljöpåverkan och hantera alla säkerhetsprotokoll, började våra evenemangsplanerare med att fungera som huvudkontaktpunkt mellan kunden, talarna och alla leverantörer.

Efter specifika inspektioner på potentiella platser runt om i regionen, identifierade vi snabbt kundens huvudkontor som den säkraste och mest hållbara platsen för att ta emot nio talare genom att undvika att många av dem skulle behöva flyttas över långa avstånd.

Våra evenemangsplanerare brainstormade med kunden för att bättre förstå deras mål, deltagare och förväntningar. Det blev tydligt att för att nå kundens mål måste evenemanget vara seriöst med sessioner om produkter och affärsstrategi. Det krävdes också en bra balans mellan underhållning och positivitet eftersom deltagarna skulle vara åtskilda så länge. Vi skapade ett framtidsinriktat kreativt evenemangstema som blev grunden för all kommunikation, inklusive digitala visualiseringar och presentationer. Vi sammanställde också ett omsorgspaket, helt märkt med evenemangstema, som skickades till varje deltagare och som innehöll lokala gåvor och ett kreativt cocktailkit.

För att uppfylla de lokala Covid-bestämmelserna och få certifieringen granskade våra team protokollen för varje leverantör och även kundens protokoll. Vi upprättade nya formulär och godkännanden, protokoll på plats för att begränsa riskerna för infektioner, till exempel social distansering, individuella mikrofoner och mikroblåsor för att undvika att blanda olika grupper.

Resultat

Protokollen respekterades hela tiden: talarna höll ett fast avstånd till scenen och aldrig mer än tre personer samtidigt på scenen; sanitära rutiner följdes; vår personal och regissören höll sig i separata rum och bubblorna blandades inte. Inga infektioner rapporterades.

Alla krav uppfylldes för att få den officiella Covid-kompatibla och hållbara evenemangsackrediteringen - en premiär för kunden och CWT!

Talare och deltagare rapporterade att kommunikationen och samordningen var utmärkt. De gav mycket positiv feedback och nämnde att det digitala formatet gjorde det möjligt för dem att nå sina mål.

Fakta

  • Fick en ny certifiering: ISO 20121 för hantering av pandemirisker och hållbara evenemang.
  • Inga infektioner rapporterades.
  • 45 % kostnadsbesparing genom att gå över till virtuell verksamhet

 


"Grattis till den fantastiska organisationen av detta unika evenemang"
"Tack till alla och grattis till den utmärkta organisationen!"
"Virtuella applåder"

Feedback från deltagarna

Vi öppnar upp för nya möjligheter inom möten och events

För mer information, kontakta oss idag.

Kontakta oss