skip navigation

testing the alert banner here testing

900 personliga och 400 virtuella deltagare

Kundcase

 

Bransch: Riskhantering

Tjänst: Hybridkonferens

Plats: San Diego, USA

Målsättning

När vår kunds eventbyrå inte kunde omvandla deras årliga konferens till ett virtuellt evenemang kontaktades CWT M&E för att stödja en helt virtuell 2020-konferens. Framgången med detta evenemang gav CWT M&E möjlighet att hantera deras hybridkonferens 2021. Denna konferens sammanför deltagare med fokus på risk och försäkring med resurser, utbildning och sponsorer. Utmaningen för 2021 var att erbjuda en liknande engagerande upplevelse för både levande och virtuella deltagare i en stor konferens.

Lösningen

I samarbete med vår kund utformade CWT M&E ett tredagars hybridarrangemang för cirka 900 deltagare och 400 virtuella deltagare och sponsorer, som omfattade plenarsessioner och utbildningssessioner. Deltagarna kunde enkelt delta digitalt i de personliga sessionerna genom att sända live från konferenscentret. För att förenhetliga upplevelsen och öka interaktionen mellan de personliga och virtuella deltagarna kanaliserade teamet kommunikationen via en mobilapp så att virtuella och lokala deltagare fick tillgång till samma information.

 

 

För dem som deltog personligen organiserade vi all logistik och såg till att de lokala COVID-19-reglerna följdes strikt. Vi hanterade genomförandet på plats av den beröringsfria incheckningen på plats och samarbetade med en organisation för att bekräfta vaccinationsstatus digitalt med personal på plats och en sjuksköterska som utförde snabbtester. Med tanke på pandemins oförutsägbarhet utvecklade konferensteamet också en omfattande kommunikations- och engagemangskampanj som innehöll beredskapsplaner för att vid behov gå över till helt virtuell verksamhet.

För att maximera de virtuella deltagarnas deltagande visste vårt team att vi var tvungna att gå längre än till mobilappens badges och leaderboards. En känsla av samhörighet är avgörande för att öka engagemanget. Konferensen innehöll omröstningar online och andra engagerande digitala aktiviteter för att främja interaktion live.

Mobilappen erbjöd små bitar av visuella och belönande utmaningar. Med hjälp av progressiva spelberättelser engagerade sig deltagarna i konferensens innehåll och sponsorer med priser som skickades till virtuella vinnare.

 

Hybridsponsring

Sponsorerna presenterade sina produkter och tjänster med hjälp av en hybridsponsorstruktur som kombinerade live- och virtuella möjligheter på tre nivåer: guld, silver och brons.

CWT M&E samarbetade med vår kund för att omarbeta deras strategi för live-sponsring och möjliggöra en enkel övergång från helt live till helt virtuell och sedan till en hybridstrategi. Detta innefattade att identifiera ytterligare sponsorer som skulle passa bra i det virtuella området.

Utbudet varierade från traditionella nyckelband och förfriskningspauser till framträdanden på den virtuella plattformen, inklusive virtuella sponsormontrar och spelifiering. Push-notiser visade sponsorfunktioner och inkluderade funktioner i plattformen. Den höga graden av interaktivitet skapade unika nätverksmöjligheter.

För de virtuella deltagarna maximerade det interaktiviteten och kontakterna, och för sponsorerna garanterade det hög synlighet i den digitala publiken, som annars kan vara utom räckhåll.

Ytterligare en möjlighet till sponsring underlättades genom en unik och stödjande aktivitet för att ge tillbaka till lokalsamhället: Ar-can-tecture. Med hjälp av donationer av konserver uppmuntrades enskilda personer att bygga en struktur på plats med hantverksmaterial som liknade den amerikanska Capitoliumbyggnaden. Alla burkar donerades sedan till en lokal livsmedelsbank och de virtuella deltagarna uppmuntrades att donera lokalt eller ekonomiskt genom en länk på nätet.

Resultat

Att kombinera personligt och digitalt deltagande är en utmaning, men ett väl genomfört hybridevenemang kan förenhetliga och förstärka varumärkes- och innehållsbudskap.

CWT:s M&E-team fick positiv feedback och uppmärksammades för sin flexibilitet, kreativitet och helt virtuella beredskapsplanering.

Synkroniseringen av personliga och digitala sessioner under evenemanget gav hög tillfredsställelse från deltagarna. Spårning av det personliga och virtuella deltagandet sammanställdes för att mäta avkastningen på interaktion med sponsorer och virtuella utställningar för sponsorer.

 


"CWT M&E-teamet överträffade våra förväntningar under planeringen och genomförandet av vår årliga konferens. Ansvarsområdena var tydligt definierade och en konsekvent kommunikation till alla intressenter var nyckeln till att skapa förtroende för att ingenting förbises. Deras lugna attityd och hårda arbete på plats för att uppfylla alla önskemål var mycket uppskattat av både oss och våra sponsorer."

Feedback från kunden

Mer positiv återkoppling från deltagarna

 
"Dina personliga detaljer och ditt genuina intresse och engagemang är det som gör att konferensen är helt unik. Tack för att ni tar hand om oss."
 
"Det var mycket välorganiserat och jag uppskattade de extra COVID-åtgärderna."
 
"Jag är så glad över att ha fått möjlighet att vara på plats i år igen. Bra jobbat igen i år. Sessionerna är informativa och lägliga. Medarbetarna är hjälpsamma och glada över att kunna hjälpa till."
 
"Jag tycker verkligen om den virtuella konferensen eftersom den gör det möjligt att delta utan extra resekostnader. Jag tycker alltid om den varierande ämnesmixen och lär mig alltid något nytt."
 
"Motiverande, informativ, engagerande, positiv upplevelse överlag. Jag är mycket glad att jag kunde delta virtuellt. Jag ser fram emot framtida evenemang och kanske en dag personligen."

Vi öppnar upp för nya möjligheter inom möten och events

För mer information, kontakta oss idag.

Kontakta oss