Målsättningen var att skapa en konferens där CWT stöttade och tog hand om allt från början till slut, inklusive webbutveckling, registrering, platshantering, kommunikation med medarbetare och relationen med partners. I eventet deltog ca. 6 000 globala deltagare och kostnaden uppgick till sex miljoner dollar. I den summan ingick boende för samtliga och den årliga fyra dagars ”Worldwide Sales Leadership” konferensen.
Det krävdes flera hotell till de 6 000 deltagarna från hela världen. Och för att hantera detta på ett optimalt sätt krävde kunden att CWT hanterade all administration från början till slut, i kombination med själva utförandet på plats under själva eventet.
För att tackla utmaningen utsåg vi en övergripande projektledare för hela eventet. Denna projektledare ansvarade för hela projektteamet – både innan och på plats och fungerade även som en länk till vår kontakt hos kunden.
En produktionsledare utsågs att ta hand om webbplatsen, kommunikationen med kunden samt kommunikationen med deltagarna. Flera teammedlemmar plockades sedan in under resans gång som stöd vid viktiga hållpunkter i processen. Vi hade fem CWT medarbetare på plats under konferensen som arbetade tillsammans med 15 av kundens medarbetare. Tack var fint teamarbete kunde vi erbjuda en ypperlig deltagarupplevelse.
Processen på plats var helt automatiserad. Vi använde QR-koden som deltagarna fick i samband med registreringen och vi arbetade tätt samman med kunden för att förstå målen för varje separat break-out under konferensens gång.
Deltagarna lämnade konferensen med den kunskap de behövde från de utbildningar och de föreläsningar som de deltagit i. Tack vare möten med kollegor och möjligheten till samarbete kring företagsfrågor i de olika break-out tillfällena, kände sig deltagarna åter igen engagerade i sin företagskultur.
Vi arbetar nu vidare med kunden för att planera konferenser med nya mål som syftar till att skapa maximalt deltagar-engagemang och -nöjdhet. Vi försöker förstå dessa mål genom att sätta oss in i deltagarnas situation och hur vi kan erbjuda dem extraordinära upplevelser.
För mer information, kontakta oss idag.