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Reconnaissance des performances en cas de pandémie

Étude de cas

Secteur: Produits chimiques et biens de consommation

L’opération: Un événement virtuel pour mobiliser les meilleurs éléments

Le lieu: Allemagne/Virtual

Le challenge

De retour en 2019, CWT Meetings & Events avait déjà commencé à planifier un événement pour un client mondial de produits chimiques et de biens de consommation pour mai 2020 en contractant un lieu à Lisbonne pour un week-end prolongé de festivités. L'événement est resté en suspens pendant plusieurs mois avec les inconnues de la pandémie jusqu'à ce que CWT consulte le client en juillet pour s'engager à organiser un événement virtuel en octobre.

Lorsqu'ils ont dû transformer l'événement en un événement virtuel, CWT Meetings & Events a été mis au défi de créer un programme inoubliable qui transmettrait de manière appropriée la gratitude et l'appréciation des efforts de leurs meilleurs éléments.

La solution

CWT M&E a élaboré une stratégie de communication créative axée sur la création et le maintien de l'enthousiasme, notamment :

  • Courriel "Save the date"
  • Courriel d'invitation avec vidéo intégrée du haut responsable
  • Boîte de marque pré-événement envoyée aux foyers peu avant l'événement avec un cadeau de luxe, un livret détaillé de l'événement et des gourmandises pour une "pause café" virtuelle
  • Un e-mail après l'événement avec une vidéo de synthèse

Nous avons entièrement adapté la plate-forme virtuelle à la marque et au logo de l'événement du client dans le cadre d'une expérience en 3D, comprenant : un salon de réseautage virtuel, un espace plénier pour les présentations et des salles pour la constitution d'équipes/le réseautage. Notre concepteur créatif a même mis en valeur les participants en intégrant de manière créative leur image dans le décor virtuel. Tous les orateurs étaient en direct du siège du client, avec un écran vert diffusant les orateurs sur la plate-forme virtuelle. Le personnel de CWT M&E ainsi que le partenaire de production du client ont géré tous les aspects sur place.

Nous avons créé et suivi les protocoles COVID-19 sans exception, y compris un maximum de trois orateurs sur la scène en même temps et chaque orateur assigné à son propre microphone. Le déplacement des orateurs dans et hors de la salle d'écran vert a nécessité une coordination stratégique afin de s'assurer que les protocoles de sécurité étaient respectés, avec des masques en place lorsqu'ils ne parlent pas et une distance sociale maintenue.

Des moments mémorables ont été vécus :

  • Discours d'ouverture du premier Allemand à avoir plongé en apnée avec un requin après une blessure à l'épaule qui l'a cloué au lit pendant près d'un an. Sa présentation a attiré l'attention des participants sur la gestion des risques, qui est une préoccupation majeure des clients.
  • Le jeu d'évasion pour le renforcement de l'esprit d'équipe, "Beat the Hacker", commence par une vidéo du dirigeant assis devant un ordinateur portable qui ne cesse de dysfonctionner. Il communique un message inquiétant : "Nous avons été piratés" ; les données de l'entreprise seront divulguées si toutes les tâches ne sont pas résolues dans les 45 minutes. L'équipe gagnante est annoncée à l'écran avec des confettis virtuels et un cadeau bonus.
  • Le récipiendaire du prix du président a été reconnu à l'écran par le haut dirigeant qui lui a remis un cadeau de luxe. Des confettis virtuels volent à nouveau sur l'écran pour clôturer l'événement.

Les résultats

L'équipe M&E de CWT a été reconnue par les principales parties prenantes et la haute direction pour son esprit créatif et agile qui lui a permis de transformer l'événement du client en une plateforme virtuelle. L'événement a permis de réaliser des économies d'environ 30 % et d'obtenir un score de recommandation net de 61 % lorsqu'on a demandé aux participants s'ils " recommanderaient l'événement de stimulation à un ami ou un collègue ". Nous avons également négocié avec le site contractuel pour obtenir la suppression des pénalités d'annulation en cas de nouvelle réservation dans cette propriété. Notre succès virtuel a renforcé la relation avec le client. Nous avons récemment obtenu l'organisation de leur programme de voyage de stimulation 2021 qui sera également transformé en événement virtuel.

Commentaires des participants

  • “Tout était absolument génial, y compris le format interactif et les intervenants. C'est agréable de faire partie d'une équipe aussi importante et créative.” 
  • “C'était très intéressant de réaliser cet événement de manière virtuelle. Cela me montre que je sais m'adapter à la situation actuelle.”
  • “C'était absolument high-tech et innovant.”
  • “Sentez que vous faites partie des meilleurs talents de l'entreprise.” 
  • “Le conférencier invité et le concours de réseautage étaient excellents, tout comme la présentation très personnelle des employés.”

En bref:

  • Le succès a assuré l'événement pour la quatrième année consécutive
  • 30% d'économies
  • 61% Net Promoter Score

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