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Des événements plus sûrs avec une certification renforcée pour la gestion des risques Covid-19

Étude de cas

Secteur: Services de conseil

L’opération: Conception d'événements virtuels,
gestion des protocoles de sécurité,
réduction de l'empreinte carbone

Le lieu: Italie

L’objectif

Après quelques mois de travail à distance en raison de la pandémie, un client nous a contactés pour organiser un événement en direct dès que les restrictions locales le permettraient. Leur équipe de vente avait été séparée pendant trop longtemps. Le client souhaitait organiser une conférence interne d'une journée sur les ventes pour présenter les nouveaux produits, le chiffre d'affaires et les projets à venir.

Avec 100 commerciaux à remobiliser et de nouveaux produits à mettre en avant, l'événement nécessitait également une identité visuelle solide et un plan de communication de bout en bout attrayant.

Le challenge

Comme il y avait peu de chances que les événements en direct deviennent possibles, CWT a convaincu le client que le choix du virtuel était le meilleur et le plus sûr. Après avoir donné son accord, le client a demandé de limiter les coûts tout en permettant aux neuf conférenciers de se présenter en direct depuis un lieu central. Il a également demandé un soutien et les meilleures pratiques pour éviter les risques d'infections Covid-19.

Nous avons choisi cet événement comme le premier à recevoir une nouvelle certification ISO pour la gestion du risque de pandémie et la gestion durable des événements : ISO 20121. En plus de concevoir et de gérer l'événement lui-même, nos équipes ont dû appliquer tous les protocoles de sécurité tout en réduisant l'impact durable du projet pour obtenir la certification.

La solution

Avec le triple objectif de concevoir un événement réussi, de réduire son impact environnemental et de gérer tous les protocoles de sécurité, nos planificateurs d'événements ont commencé par agir comme principal point de contact entre le client, les intervenants et tous les fournisseurs.

Après des inspections spécifiques dans des lieux potentiels de la région, nous avons rapidement identifié le siège du client comme étant le lieu le plus sûr et le plus durable pour accueillir neuf conférenciers en évitant le transfert de plusieurs d'entre eux sur de longues distances.

Nos concepteurs d'événements ont réfléchi avec le client pour mieux comprendre ses objectifs, ses participants et ses attentes. Il est apparu clairement que pour atteindre les objectifs du client, l'événement devait rester dans le domaine du "sérieux" avec des sessions sur les produits et la stratégie commerciale. Il fallait également trouver un bon équilibre entre divertissement et positivité, les participants étant séparés pendant si longtemps. Nous avons créé un thème d'événement créatif orienté vers l'avenir qui est devenu la base de toutes les communications, y compris les visuels numériques et les présentations. Nous avons également préparé un paquet de soins, entièrement marqué du thème de l'événement, à envoyer à chaque participant, contenant des cadeaux d'origine locale et un kit de cocktail créatif.

Pour se conformer aux réglementations locales du Covid et recevoir la certification, nos équipes ont passé en revue les protocoles de chaque fournisseur, ainsi que ceux du client. Nous avons mis en place de nouveaux formulaires et approbations, des protocoles sur place pour limiter les risques d'infections tels que la distanciation sociale, les micros individuels et les micro-bulles pour éviter de mélanger les différents groupes.

Les résultats

Les protocoles ont été respectés à tout moment : les orateurs se tenaient à distance fixe sur le plateau, et il n'y en avait jamais plus de trois en même temps sur la scène ; les procédures sanitaires ont été suivies ; notre personnel et le réalisateur restaient dans des pièces séparées, et les bulles ne se mélangeaient pas. Aucune infection n'a été signalée.

Toutes les exigences ont été satisfaites pour recevoir l'accréditation officielle d'événement compatible et durable Covid - une première pour le client et CWT !

Les orateurs et les participants ont fait état d'une excellente communication et coordination. Ils ont donné des commentaires très positifs, mentionnant que le format numérique leur a permis d'atteindre leurs objectifs.

En bref

  • Nous avons reçu une nouvelle certification : ISO 20121 pour la gestion des risques de pandémie et les événements durables
  • Aucune infection n'a été signalée
  • 45% d'économies en passant au virtuel

 


“Félicitations pour l'organisation fantastique de cet ÉVÉNEMENT UNIQUE.”
“Merci à tous et félicitations pour l'excellente organisation !”
“Applaudissements virtuels”

Commentaires des participants

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