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Intégrer la technologie pour une expérience événementielle personnalisée

Étude de cas

 

Secteur: Pharmaceutique

L’opération: Réunion nationale des ventes : lancement d'une application mobile pour les événements

Le lieu: Florida, USA

L’objectif

Une multinationale pharmaceutique qui travaille avec CWT Meetings & Events depuis 2011 souhaitait introduire une application mobile lors de sa réunion de vente nationale, qui se tiendra en Floride en janvier 2020.

Le client souhaitait une intégration transparente entre son site d'inscription et une application mobile pour l'événement, afin de garantir un niveau élevé de personnalisation pour les 450 participants, qui avaient chacun leur propre agenda.

L'objectif était de créer une expérience sans papier pour les participants avant et pendant l'événement, en leur permettant d'accéder à leur agenda personnalisé via l'application, ainsi qu'à des informations détaillées concernant le lieu, l'hébergement et le voyage. L'objectif était de faire en sorte que les nouveaux participants et ceux qui ne connaissaient pas la destination aient un point de contact unique dans le creux de leur main.

Le challenge

Comme chacun des 450 participants avait son propre programme personnalisé pour l'événement commercial national de quatre jours, allant des sessions plénières aux ateliers et aux réunions individuelles, il était essentiel d'obtenir l'adhésion des participants pour assurer son succès et répondre aux exigences du client.

Avec un délai d'exécution court de trois jours, l'équipe des opérations de gestion des participants et du Web de CWT Meetings & Events a dû concentrer tous ses efforts sur la création de la solution rationalisée nécessaire.

La solution

CWT Meetings & Events a créé une application mobile personnalisée pour les événements en utilisant la technologie CrowdCompass de Cvent.

Les informations sur les participants recueillies sur le site Web d'inscription à l'événement ont été utilisées pour pré-remplir l'application, et les participants ont reçu un lien par courriel pour télécharger l'application avant le début de la réunion de vente.

L'application a configuré les 609 sessions possibles de l'événement pour que chaque participant reçoive son agenda personnalisé, ainsi que des informations sur le transport vers la réunion, un plan des multiples étages du lieu et leur hébergement.

L'impression de badges et l'enregistrement sur place ont été intégrés au site Web d'inscription à l'aide de la plateforme OnArrival de Cvent, les participants étant automatiquement marqués comme présents dans le rapport une fois qu'ils se sont enregistrés à un kiosque dédié.

Marco Ogsimer, responsable des opérations Web et de gestion des participants chez CWT Meetings & Events, a supervisé le bon déroulement du déploiement de l'application pendant les quatre jours de l'événement, en veillant à ce que les participants utilisent la technologie en toute confiance, tandis que le personnel d'assistance était présent pour dépanner ceux qui avaient besoin d'aide.

Les résultats

La réunion a fait l'objet d'une enquête de satisfaction extrêmement positive, et le client du secteur pharmaceutique a confirmé son intention d'utiliser la même technologie pour son prochain sommet, le mois suivant.

En intégrant le site d'inscription à l'application mobile de l'événement, les participants ont bénéficié d'une expérience plus transparente, et le client a pu atteindre son objectif de fournir un programme personnalisé et simple à utiliser pour chaque participant.

L'enquête post-événement sur l'application a donné une moyenne de 4,2 sur une échelle de 5, tandis que le "processus facile et transparent d'enregistrement et d'impression des badges" a reçu une note de 4,8. Marco Ogsimer a déclaré : "Les commentaires des participants ont indiqué que l'application était facile à télécharger, et facile à utiliser pour se déplacer."

En bref

  • L'enquête post événement sur l'application a donné une moyenne de 4,2 sur une échelle de 5.
  • Des réactions extrêmement positives
  • Le client a confirmé son intention de travailler à nouveau avec CWT Meetings & Events.

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