Étude de cas

Convention annuelle des managers d’un acteur des technologies

 

CWT

Secteur : Haute technologie

L’opération : Convention annuelle managers commerciaux

Le lieu : San José (Californie)

L’objectif

L’objectif consistait à organiser de A à Z la convention (développement web, inscription, gestion du lieu, hébergement, relations personnel/fournisseurs). L’événement accueillait environ 6 000 participants venus du monde entier, pour un budget de 6M$.

Le challenge

6 000 participants de tous les horizons à prendre en charge, plusieurs hôtels, des dizaines de prestataires, une gestion optimale du début à la fin. C’est simple à dire, plus difficile à réaliser.

La solution

Pour relever ce défi, un directeur de projet dédié a été désigné. Il a été chargé de l’ensemble de l’équipe du projet et a travaillé main dans la main avec le responsable du projet chez le client. Des meeting planners ont également été intégrés à l’équipe aux étapes-clés pour accompagner le responsable de projet.

Un responsable des inscriptions a été chargé de gérer la plateforme en ligne ainsi que la communication avec le client et les participants, des ressources supplémentaires étant affectées lors des étapes principales. Nous avons mobilisé 5 collaborateurs sur site au cours de la convention et 15 collaborateurs supplémentaires de chez le client ont travaillé en équipe pour offrir la meilleure expérience possible aux participants.

Le processus sur site était intégralement automatisé, chaque participant étant suivi grâce au numéro de confirmation qui lui a été fourni de son inscription. Nous avons en outre travaillé étroitement avec le client à bien comprendre ses buts et objectifs pour chaque session.

Les résultats

De ce fait, les participants sont repartis de la convention en ayant acquis les connaissances nécessaires lors des sessions de formations auxquelles ils ont assisté. Ils se sont replongés dans la culture de l’entreprise grâce au réseautage rendu possible par l’appli mobile et les séances collaboratives en groupes.

Chaque année, nous travaillons au plus près de notre client pour faire franchir une étape qualitative à sa convention, dans une optique de satisfaction maximum et d’optimisation de l’implication des participants. Le secret : se mettre à la place des participants pour créer et faire vivre les plus belles expériences.

 

Quick facts

  • 6 millions de dollars de budget
  • 6 000 participants du monde entier pris en charge sur quatre jours
  • Fidélisation du client

 

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