Notre client, qui fait partie d’un conglomérat multinational dans une situation financière difficile, subissait une restructuration et de profonds changements internes. Dans ce cadre, CWT Meetings & Events a été chargé de proposer une stratégie mondiale de rationalisation des réunions et événements.
La situation de départ était complexe avec des donneurs d’ordres multiples et disparates, des processus de sourcing et de planification variés, les recours à de multiples technologies événementielles. Ces constats ont aboutis à une première recommandation : développer une politique solide et durable pour la gestion stratégique des réunions ainsi que des scénarios de financement viables. En l’absence de politique en matière de réunions, notre équipe a préconisé l’élaboration d’une stratégie mondiale en ligne avec la culture et l’environnement actuels de l’entreprise.
En collaboration avec l’équipe cœur chez le client, nous avons piloté un atelier consacré à la structuration d’un programme de SMM de haut niveau. Il comprenait le design conceptuel et la structure organisationnelle du déploiement mondial ainsi que des recommandations de KPI visant à mesurer l’efficacité et la maturité du programme. Notre approche incluait enfin la comparaison de la situation de notre client avec des programmes SMM de pointe adoptés par des organisations similaires.
Nous avons produit une analyse complète de la situation afin d’identifier les domaines d’économies potentielles que générerait un programme SMM solide. En s’appuyant sur des niveaux d’adoption réalistes par les parties prenantes, cette analyse a mis en évidence l’état actuel des réunions ainsi que le ROI et les coûts potentiels au cours des trois premières années d’implémentation.
Notre analyse a offert un cadre innovant à l’organisation du client. Nous voulions nous assurer que les avantages du programme seraient efficacement communiqués aux parties prenantes et qu’ils génèreraient les niveaux d’adoption que nous estimions réalistes.
Au terme de notre mission de conseil, cette analyse de la situation a été présentée à la direction et a abouti à l’approbation rapide du déploiement et de la mise en œuvre du programme de SMM le monde entier.
Notre analyse a clairement exprimé une vision et une stratégie pour l’avenir, soulignées par des bonnes pratiques, des objectifs d’adoption par les parties prenantes, des livrables bien précis et une prévision du ROI et des économies dont l’organisation bénéficierait avec le déploiement du programme. D’autres livrables d’importance étaient inclus :
Quels éléments ont fait du travail de conseil de l’agence ont le plus contribué à la réussite ? Certainement le fait que nous avons proposé une solution sur-mesure adaptée aux besoins de l’organisation, et en particulier à sa culture et à sa capacité à se transformer.
Depuis le lancement de son programme de gestion des réunions stratégiques, notre client a :
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