Étude de cas

Apporter une touche caribéenne à une convention de qualité

 

CWT

Secteur : Automobile

Le type d’opération : Convention annuelle pour un réseau régional de licenciés

Le lieu : République Dominicaine

L’objectif

Un leader de la location de véhicules souhaitait revoir en profondeur la convention annuelle pour ses titulaires de licences en Amérique latine et Caraïbes (ALC). Depuis plusieurs années, CWT Meetings & Events assurait la gestion de A à Z des conventions annuelles du groupe pour la région EMEA. L’agence a notamment modifié leur format avec succès, passant d’événements distincts à un séminaire commun. Fort de cette expérience, le groupe a désigné CWT Meetings & Events pour prendre en charge la région ALC et organiser une convention commune de quatre jours pour 150 délégués. Le but de la convention annuelle est de rassembler les titulaires de licences pour qu’ils rencontrent les dirigeants, de partager des bonnes pratiques, de discuter des objectifs, de récompenser les performances et de promouvoir le travail d’équipe.

Le challenge

La qualité de la conférence Amérique latine et Caraïbes devait égaler celle des événements précédemment organisés en EMEA. Il s’agissait donc de hausser le standard de la convention pour assurer un bon retour sur investissement.

La solution

La qualité de l’expérience a commencé avec le choix du bon lieu. Une autre condition de la réussite a été l’agencement d’espaces de la convention (salle plénière, salles de sous-commissions, bureaux) tous reliés par une zone d’accueil.

Afin d’offrir aux délégués une expérience impeccable, CWT Meetings & Events a mis en place une plateforme internet sur mesure pour les inscriptions ainsi qu’un accompagnement sur site tout au long de la conférence. La plateforme connectait directement à l’outil de réservation de chambres d’hôtel. CWT Meetings & Events a également géré l’équipement audio/vidéo avec des choix technologiques forts. Des experts en la matière venus du Royaume-Uni ont travaillé avec le personnel local à la mise et à l’utilisation des équipements.

La convention s’est déroulée dans un resort all-inclusive. Il n’était donc pas nécessaire de sortir pour le dîner et un restaurant/discothèque a été choisi pour le repas en buffet.

Dans une optique d’optimisation des coûts, le responsable de compte Jo a recommandé aux participants de partager leur moyen de transport, dans la mesure du possible.

Rassembler avec succès les titulaires de licences des deux marques du groupe a demandé une planification stratégique. Le premier jour, l’accueil autour d’un verre de bienvenue a aidé les participants à faire connaissance et à découvrir l’équipe de direction. Les responsables de compte, Jo et Sarah, ont veillé à un brassage des convives de toutes régions lors du dîner.

L’identification à la marque a été a été favorisé par plusieurs composantes :

  • Une activité de team-building conviviale
  • Le bar à cocktails de l’hôtel décoré aux couleurs de la marque pour le verre de bienvenue
  • Une sculpture de sable géante du logo de l’entreprise éclairée lors de la fête sur la plage et réutilisée lors de l’activité de team-building
  • Des artistes créant un spectacle de lumières lors du dîner à l’extérieur en agitant des lampes LED aux couleurs de la marque

Les résultats

Grâce à une collaboration étroite avec le client et nos prestataires privilégiés, le format de convention ALC a rencontré le succès escompté, grâce à la confiance instaurée entre le client et l’agence. Une satisfaction encore renforcée par le parfait respect du budget...

  • Les délégués ont vécu une expérience parfaite grâce à une plateforme sur mesure pour les inscriptions, à l’accompagnement sur place et à la logistique bien rodée
  • CWT Meetings & Events a fait appel à sa connaissance du marché local pour trouver un lieu proposant d’excellents espaces de réunion, ce qui améliore la qualité de la conférence
  • La promotion des marques e été assurée par des visuels spectaculaires ainsi qu’un méticuleux mélange des délégués lors des moments de socialisation et de l’activité de team-building

Key data

  • Gestion de la conférence de A à Z
  • 150 participants originaires de différents endroits
  • Le client a signé pour un nouvel événement

 


« La réussite de cette convention nous conduit à engager dès aujourd’hui la recherche d’un lieu pour l’édition de l’année prochaine, qui se tiendra à Miami », explique Sarah.

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