Voici nos conseils

25 Avril 2019

Lors d'un événement, l'un des éléments les plus critiques consiste à choisir le conférencier ou l'artiste principal qui convient le mieux. Qu'il s'agisse d'un comique, d'un expert ou d'un auteur, choisir le bon talent est un processus décisif.

Voici cinq éléments à prendre en compte pour assurer la réussite de votre événement.

FAITES APPEL À UN CONSEILLER ACCRÉDITÉ ET FIABLE

Engagez une agence possédant une expérience confirmée dans l'événementiel, qui s'occupera de trouver l'artiste pour vous. Le fait de travailler avec un contact connu des agents d'artistes et digne de confiance renforce votre pouvoir d'achat, permet de négocier et facilite le processus de mise en place d'un contrat. Une agence de renom peut vous guider dans la sélection de l'artiste. Elle saura lequel a le plus de succès lors d'événements d'entreprise

BUDGET, SUJET ET GENRE

Pour éviter les faux pas, respectez ces critères indispensables à la recherche d'artistes. Prévoyez un budget, ou du moins une fourchette de prix. Les honoraires des artistes varient considérablement et peuvent aller de 10 000,00 $ à plus de 200 000,00 $. Il est impératif que l'agence ou l'acheteur connaisse vos critères pour vous recommander l'artiste adapté à vos besoins.

Vous êtes en quête d'un conférencier motivant ? Vous vous intéressez à certains sujets ou thèmes spécifiques à un secteur, comme l'énergie et les énergies renouvelables ? Vous recherchez un futuriste/prévisionniste ou un spécialiste de la constitution d'équipes performantes ? Votre public préférerait-il un groupe de rock, un groupe de country ou un auteur-compositeur-interprète ? Il est essentiel de participer à la direction artistique.

Nous avons noté que la présence d'un conférencier motivant à la fin d'une conférence renforce l'engagement de l'auditoire. On fait souvent appel à un tel conférencier pour ouvrir un cycle de conférences, mais vous pouvez en engager un pour clore l’événement. Terminer sur un discours motivant augmente la satisfaction du public après une longue journée de conférences, voire plusieurs.

CONTRATS ET RIDER

Ne considérez pas que l'artiste est réservé avant d'avoir signé votre contrat et payé un acompte. Les riders sont négociables dans une certaine mesure. Il existe deux types de riders : le rider de production et le rider technique. Ils se présentent parfois sous la forme d'un document intégré au contrat global de l'artiste, mais il s'agit souvent de documents distincts. Le rider de production couvrira les besoins de l'artiste en matière de déplacement par voie aérienne ou terrestre, de restauration, d'hôtel et de besoins personnels. Le rider technique couvrira toutes ses exigences techniques. Les deux riders et leur contenu peuvent être négociés.

Une agence de renom discutera des éléments importants et négociera en votre nom. Certains éléments, comme les voyages (souvent, des billets d'avion en première classe pour l'artiste et éventuellement son manager), les indemnités journalières, les repas, les transferts au sol, les suites d'hôtel et les exigences techniques, constituent des dépenses supplémentaires. Votre agence ou acheteur négociera ces frais et ces détails en votre nom, mais il est toujours préférable de les anticiper et de prévoir votre budget en amont.

SÉANCES DE DÉDICACES

Si vous souhaitez organiser une séance de dédicaces en dehors de la performance de l'artiste, inscrivez ces informations dans le contrat en définissant clairement les détails, le calendrier et le nombre de personnes. Il est très difficile d'obtenir des ajouts ou des approbations après l'acceptation d'une offre et la signature du contrat.

ASSURANCE

Les têtes d'affiche exigent souvent des polices d'assurance de 5 millions de dollars et demandent souvent à être ajoutées en tant qu'assuré. Cette partie n'est pas négociable. Assurez-vous de contacter votre agent d’assurance ou votre équipe juridique afin que l'artiste soit ajouté en tant qu'assuré supplémentaire et prévoyez un délai d'exécution d'au moins deux semaines.

Lorsque vous souhaitez réserver les services d'un artiste, gardez à l'esprit la confiance, la réputation et les connaissances qu'apportent un acheteur expérimenté. De nombreuses agences peuvent rechercher en ligne le numéro d'un agent d'artistes et le contacter, ou indiquer qu'elles peuvent engager le conférencier ou l'artiste en votre nom. Mais si elles ne sont pas connues de l'agent ou de l'artiste, elles risquent de ne pas être prises au sérieux.

Les agents protègent férocement leurs conférenciers célèbres et leurs têtes d'affiche, pour des raisons évidentes. La démarche sera beaucoup plus facile et fructueuse s'ils savent qu'ils vont mettre leur artiste entre les mains d'une agence qu'ils connaissent et à qui ils font confiance.

Auteure du blog : Sarah Sheehan, responsable américaine, stratégie et conception d'événement, CWT Meetings & Events