skip navigation

testing the alert banner here testing

Turvallisemmat tapahtumat Covid-19-riskinhallinnan parannetulla sertifioinnilla

Esimerkki järjestämästämme tapahtumasta

Toimiala: Konsultointipalvelut

Palvelu: Virtuaalinen tapahtumasuunnittelu, turvallisuusprotokollien hallinta, hiilijalanjäljen pienentäminen

Paikka: Italia

Tavoite

Pandemiasta johtuvan etätyöskentelyn aikana eräs asiakas otti yhteyttä järjestääkseen live-tapahtuman heti, kun paikalliset rajoitukset sen sallivat. Heidän myyntitiiminsä oli ollut erillään liian kauan. Asiakas halusi suunnitella yksipäiväisen sisäisen myyntikonferenssin, jossa esiteltäisiin uusia tuotteita, käytäisiin läpi yrityksen liikevaihtoa sekä tulevia suunnitelmia.

Koska yrityksen sata myyntityöntekijää piti saada uudelleen sitoutettua ja uudet tuotteet piti asettaa valokeilaan, tapahtumalle tarvittiin myös vankka visuaalinen ilme ja mukaansatempaava kokonaisvaltainen viestintäsuunnitelma.

Haaste

Koska live-tapahtumien mahdollisuudesta ei ollut juurikaan merkkejä, CWT vakuutti asiakkaan siitä, että virtuaalitapahtumien järjestäminen olisi tässä tapauksessa paras ja turvallisin vaihtoehto. Kustannukset pyrittiin pitämään alhaisina, vaikka kaikki yhdeksän puhujaa esiintyisivät suorana lähetyksenä keskitetystä paikasta. Asiakas pyysi myös tukea ja parhaita käytäntöjä Covid-19-tartuntojen riskien välttämiseksi.

Valitsimme tämän tapahtuman ensimmäiseksi, joka sai uuden ISO-sertifikaatin sekä pandemiariskien hallinnan, että kestävän tapahtumanhallinnan osalta: ISO 20121. Itse tapahtuman suunnittelun ja hallinnoinnin lisäksi tiimiemme oli noudatettava kaikkia turvallisuusprotokollia ja tuettava kestävän kehityksen tavoitteita, jotta sertifiointi saatiin.

Ratkaisu

Tapahtumasuunnittelijoidemme tavoitteena oli suunnitella menestyksekäs tapahtuma, vähentää sen ympäristövaikutuksia ja hallita kaikkia turvallisuusprotokollia. Suunnittelijat aloittivat toimimalla pääasiallisena yhteyshenkilönä asiakkaan, puhujien ja kaikkien toimittajien välillä.

Kun olimme kartoittaneet mahdollisia paikkoja eri puolilla aluetta, päädyimme nopeasti siihen, että asiakkaan pääkonttori oli turvallisin ja myös kestävän kehityksen kannalta paras paikka yhdeksän puhujan isännöimiseen, sillä näin vältettiin monien puhujien siirtäminen pitkien välimatkojen päästä.

Tapahtumasuunnittelijamme ideoivat tapahtumaa yhdessä asiakkaan kanssa ymmärtääkseen paremmin asiakkaan tavoitteet sekä siihen kohdistuvat odotukset. Kävi selväksi, että asiakkaan tavoitteiden saavuttamiseksi tapahtuman piti sisältää tietoiskuja tuotteista sekä liiketoimintastrategiasta. Tapahtumasta piti löytyä myös viihdettä ja positiivisuutta, koska osallistujat olivat olleet erillään niin pitkään. Loimme tulevaisuuteen suuntautuneen luovan tapahtumateeman, joka toimi pohjana kaikelle viestinnälle, myös digitaaliselle visuaalisuudelle ja esityksille. Kokosimme myös jokaiselle osallistujalle lähetettävän, täysin tapahtuman teeman mukaisen hoitopaketin, joka sisälsi paikallisesti hankittuja lahjoja ja cocktail-paketin.

Paikallisten Covid-määräysten noudattamiseksi ja sertifioinnin saamiseksi tiimimme kävivät läpi jokaisen toimittajan sekä asiakkaan säännöstöt. Laadimme uusia lomakkeita ja hyväksyntäketjuja, paikan päällä noudatettavia protokollia tartuntariskien rajoittamiseksi, kuten sosiaalinen etäisyys, yksilölliset mikrofonit ja mikrokuplat, jotta vältettäisiin eri ryhmien sekoittuminen.

Tulokset

Sovittuja protokollia noudatettiin koko ajan: puhujat pysyivät lavalla etäällä toisistaan, eikä lavalla ollut koskaan enempää kuin kolme puhujaa yhtä aikaa; sanitaatiomenettelyjä noudatettiin; henkilökuntamme ja ohjaajamme pysyivät erillisissä huoneissa, eivätkä kuplat sekoittuneet keskenään. Tartuntoja tapahtumasta ei raportoitu.

Tapahtuman kaikki vaatimukset täyttyivät, jotta saatiin virallinen Covid-yhteensopiva ja kestävän kehityksen tapahtuma-akkreditointi - ensimmäinen laatuaan asiakkaalle ja CWT:lle!

Tapahtuman puhujat ja osallistujat raportoivat erinomaisesta viestinnästä ja koordinoinnista. He antoivat erittäin myönteistä palautetta ja kertoivat, että tapahtuman digitaalisen muodon ansiosta he pystyivät saavuttamaan tavoitteensa.

Faktat

  • Sertifikaatti ISO 20121 pandemiariskien hallintaa ja kestävän kehityksen tapahtumia varten.
  • Tapahtumasta ei aiheutunut uusia tartuntoja
  • 45% kustannussäästö siirtymällä virtuaaliseen tapahtumaan

 

Asiakaskommentteja tapahtumasta

“"Onnittelut tämän AINUTLAATUISEN tapahtuman fantastisesta järjestämisestä"
“Kiitos kaikille ja onnittelut loistavalle organisaatiolle!”
“Virtuaaliset aplodit”

Osallistujilta saatu palaute

Siirry kokousten ja tapahtumien rajoittamattomaan aikakauteen

Ota yhteyttä ja kuulet lisää!

Ota yhteyttä