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Estudio de caso

Un viaje a Tailandia que motivó a los representantes de ventas de la marca

 

 

Industria: Equipamiento industrial

Servicio: Un viaje de incentivo de una semana a Tailandia para premiar a los 37 mejores vendedores

Localización: Tailandia

El objetivo

TEl cliente, líder mundial en el sector de los bienes de equipo, quería ofrecer un viaje de incentivo anual entre la red de venta de sus equipos y vehículos. CWT Meetings & Events fue elegida para diseñar y ofrecer un viaje único de una semana de duración, que premiase a los mejores vendedores. Los objetivos eran:

  • Diseñar y entregar un premio de una semana de duración para 37 invitados, con tan solo tres semanas de plazo desde el contrato hasta la fecha del evento.
  • Elaborar un programa de actividades que resultase emocionante e inolvidable.

El desafío

De acuerdo con la tendencia del sector de bienes de equipo industriales que tiene tiempos de entrega muy cortos, CWT M&E solo disponía de tres semanas desde la firma del contrato hasta la fecha del evento. A pesar de ello, cumplió con el reto de crear un incentivo emocionante para 37 asistentes con distintos cargos. El cliente quería premiarles con una semana de descanso en Tailandia, donde disfrutarían de un alojamiento de cinco estrellas, de la cocina tradicional y de una actividad diaria.

Joseph, gerente de Ventas de Repuestos y Servicios, quería que los empleados se sintiesen cómodos para poder disfrutar las experiencias culturales en un país tan diferente al suyo.

La solución

CWT M&E identificó las mejores opciones de vuelo para llevar a los asistentes desde el Reino Unido e Irlanda hasta Bangkok, y de allí a Koh Samui. Como las tarifas aumentaron mientras se finalizaban las reservas, Chris, responsable de cuentas de CWT M&E, y el resto del equipo buscaron obtener ahorros de otros proveedores para asegurar que el gasto total permaneciera dentro del presupuesto asignado, sin comprometer la calidad del viaje.

“Con el aumento del coste de los vuelos, tuvimos que analizar de nuevo el asunto del alojamiento. Utilizamos toda nuestra experiencia y relaciones con los proveedores para seleccionar distintos hoteles, que ofrecieran el mismo nivel de servicio, pero con los que podíamos negociar un mejor precio”, explica Chris.

El itinerario del viaje hacía que se necesitaran dos hoteles, uno en Bangkok, para la llegada y salida del país, y otro en la isla de Koh Samui, donde se alojarían el resto de días. Las negociaciones de Sarah, la responsable de cuentas del proyecto, con ambos hoteles aseguró un ahorro de alrededor del 25 %.

Sarah creó un itinerario emocionante y lleno de paradas culturales, con un día adicional en Bangkok por petición del cliente. La experiencia incluía comidas en una variedad de restaurantes locales, visitas a templos, montar en elefante, nadar en las inmediaciones de una cascada, practicar el kayak, disfrutar de un masaje tailandés, asistir a clases de cocina y boxeo, asistir a espectáculos de baile y música tradicionales, y participar en una cena de gala con posterior fiesta en la playa.

“Nuestro conocimiento local nos permitió seleccionar restaurants que siempre ofrecen un gran servicio a nuestros clientes y que en muchas ocasiones no forman parte del circuito turístico. Además, proporcionamos pequeños detalles únicos, como el suministro de bebidas, agua fría y toallas húmedas, así como momentos especiales como la recepción de los participantes en el aeropuerto con guirnaldas de flores”, añade Chris.

El cliente celebró el éxito de sus invitados durante la cena de gala, que se organizó en el jardín del hotel. Allí artistas tradicionales tailandeses entretenían a los asistentes.

Tras la cena, los participantes se trasladaron a la playa, donde se acomodaron en sacos de alubias para ver a los bailarines de fuego actuar al son de la música. Al final, los asistentes dejaron volar farolillos de papel y regresaron al hotel para continuar la fiesta y bailar al ritmo de un DJ. También se acondicionaron casetas de feria y puestos de artesanía tradicional, para disfrute de los invitados.

Incluso el evento mejor planeado puede sufrir un percance, pero Sarah reaccionó con rapidez a los repentinos, y en ocasiones dramáticos, cambios en el clima. Cuando las fuertes lluvias provocaron el cierre de algunas carreteras mientras el grupo disfrutaba de un safari de montaña en vehículos 4x4, se realizaron cambios en el itinerario al momento. Cada invitado recibió un impermeable y posó en la parte superior de los coches para una sesión de fotos, antes de dirigirse a un restaurante local. Los asistentes incluso afirmaron que el riesgo de quedarse atrapados en el barro hizo más emocionante esta aventura.

Los resultados

“Sarah se integró en el grupo con gran facilidad. Se convirtió en una de nosotros, pero sin perder su papel de líder, lo que funcionó muy bien. He estado en algunos viajes en los que he tenido que comunicarme con la agencia a diario, pero en este caso el equipo estaba en contacto con representantes locales en todo momento, así que no había de qué preocuparse. Fue todo fenomenal. No podría haber tenido mejor asistencia”, explica Joseph.

El beneficio tangible para él fue tener tiempo para concentrarse en sus invitados y mejorar las relaciones con ellos.

Además, Joseph quedó muy impresionado con la rapidez y eficacia de Sarah al gestionar las peticiones de última hora. “Este es el tipo de agencia con la que quiero trabajar. Repetiría la experiencia con CWT M&E sin duda”, afirma Joseph.

En cuanto al retorno de la inversión (ROI), el equipo no solo estuvo motivado para conseguir un puesto en este viaje, sino que a su vuelta el rendimiento incluso mejoró.

“Este viaje ha hecho que los distribuidores se sientan más conectados con nuestra empresa y trabajan aún mejor con nuestros productos", concluyó Joseph

Datos clave

  • 37 asistentes
  • 100 % de feedback positivo
  • 25% de ahorro en gasto hotelero

 


“La organización y despliegue fueron fantásticos. He trabajado con muchas agencias y esta ha sido la mejor experiencia. Todo ha estado muy bien organizado, de principio a fin, lo que es realmente impresionante para un viaje de este tipo a un destino a 24 000 millas de distancia”, explicó Joseph.

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