El objetivo era organizar una conferencia con una gestión integral que incluyera el desarrollo web, el registro, la gestión del lugar de celebración y las relaciones con el personal de la empresa y los proveedores. El evento contó con la participación de unos 6000 asistentes de todo el mundo y con una inversión de seis millones de dólares, que debía cubrir las habitaciones de hotel y una conferencia anual de cuatro días sobre liderazgo en ventas en San José, California.
Con distintos hoteles y miles de asistentes de todo el mundo que gestionar, el cliente necesitaba una organización óptima de todas las fases del proyecto y del personal allí presente para asegurar que todo fuera perfecto.
Para hacer frente a este reto, se asignó un jefe de proyecto responsable de todo el equipo y conocedor de las necesidades del cliente. También se invitó a los responsables de reuniones a participar en los hitos clave para apoyar al gerente del proyecto.
Por otro lado, se asignó un gerente de registro encargado del sitio web, la comunicación con el cliente y la comunicación con los participantes. Durante la conferencia, cinco miembros de CWT M&E estuvieron presentes y trabajaron con otros 15 empleados del cliente como un único equipo, dedicado a ofrecer la mejor experiencia a los asistentes.
El proceso fue totalmente automatizado gracias al número de confirmación proporcionado a cada participante en el momento de la inscripción. Además, CWT M&E trabajo mano a mano con el cliente para entender los objetivos y metas de la conferencia.
Como resultado, los asistentes adquirieron más conocimientos gracias a las sesiones educativas en las que tomaron parte y volvieron a sentirse comprometidos con la cultura de la empresa, a través de las oportunidades para establecer contactos y sesiones colaborativas.
Cada año, M&E trabaja con este cliente para diseñar un conferencia en torno a un nuevo objetivo que se decide para fomentar el compromiso de los empleados y la satisfacción de los asistentes. Así, aceptamos estos objetivos y nos ponemos en el lugar de los participantes, para poder proponer experiencias extraordinarias.
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