Una multinacional de bienes de consume pidió a CWT M&E apoyo para organizar el lanzamiento de un nuevo tinte de cabello en Londres. Ochenta clientes fueron invitados a la fiesta de presentación, y se pidió a CWT M&E que se ocupara del alojamiento, los traslados dentro de la capital, las comidas y el programa de apoyo para el evento principal, que fue organizado por el propio cliente.
Encontrar un lugar único cerca de donde se celebraba el evento principal fue el mayor desafío del proceso de planificación. Todos los servicios tenían que ser excelentes para asegurar que los asistentes disfrutaran de una experiencia memorable y pudieran aumentar su conocimiento del nuevo producto. Como Londres es una ciudad cara, los requisitos no eran fáciles de cumplir sin pasarse del presupuesto acordado. Además, para una de las cenas, el cliente quería un local que reflejara la idea de “rubia, glamurosa y con brillo”.
Desde el primer momento se tuvo claro que un hotel de diseño de cinco estrellas en el centro de la ciudad sería el alojamiento perfecto para los huéspedes. Después de su llegada fueron trasladados en autobuses al London Eye, donde les esperaban tres cabinas privadas con unas vistas privilegiadas a la ciudad, un picoteo de lujo y champán, como aperitivo a una cena posterior, celebrada en un asador. Después los invitados volvieron al hotel, donde participaron en una fiesta en la azotea, algo inusual en Londres. A la mañana siguiente desayunaron en un restaurante privado, separados del resto de huéspedes del hotel, y por la noche se celebró el evento principal.
CWT M&E negoció las tarifas de las habitaciones y los servicios complementarios y organizó los traslados, la visita al London Eye, la cena en el asador y la fiesta en la azotea, así como los desayunos. También se ocupó de gestionar todos los contratos y pagos para el cliente.
La comunicación con el hotel se vio facilitada por la buena relación entre el jefe de proyecto de CWT y la propia dirección del hotel y resto de contactos directos. Esto permitió organizar servicios exclusivos y especiales, como la fiesta en la azotea, el desayuno privado y el uso de una pirámide LED en el propio hotel con animaciones proporcionadas por el cliente, para crear un efecto sorpresa. Los participantes quedaron muy impresionados por los distintos lugares y eventos, todos exclusivos y glamurosos. Seguramente recordaran su visita al London Eye y las impresionantes vistas como una gran experiencia.
Como CWT M&E tiene buenas relaciones con varios proveedores de transporte, se consiguieron tarifas muy competitivas para los traslados. CWT M&E negoció un descuento de unos 4000 euros con el hotel. Todo marchó sobre ruedas para el cliente, que consiguió el efecto que quería a un precio razonable. Aunque era la primera vez que CWT M&E organizaba este evento, el cliente pidió su colaboración para el año siguiente de inmediato.
“Los participantes quedaron muy impresionados por los diferentes lugares y eventos, todos ellos exclusivos y glamurosos”, explicó la clienta.
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