Estudio de caso

Consultoría sobre gestión estratégica de reuniones (SMM)

 

CWT

Industria: Conglomerado multinacional

Servicio: Consultoría sobre gestión estratégica de reuniones (SMM) para desarrollar una propuesta y un marco para las reuniones y eventos globales de una empresa.

Localización: Global

El objetivo

CWT Meetings & Events fue contratado para desarrollar una estrategia y un marco para la organización conjunta de reuniones y eventos en todo el mundo. El cliente, parte de una multinacional en una situación financiera complicada, se encontraba en un momento de cambio interno y ante una restructuración.

El desafío

La estructura de reuniones y eventos de la empresa se había descentralizado, lo que había dado lugar a la existencia de distintos grupos que planificaban reuniones, a numerosos procesos de abastecimiento y planificación y a múltiples tecnologías relacionadas con las reuniones. Los desafíos combinados condujeron a la recomendación inicial de creación de una base comercial sólida y sostenible para la gestión estratégica de reuniones, así como a la puesta en marcha de opciones para modelos de financiación viables, que apoyasen la infraestructura existente. Esto permitiría una aplicación casi neutra desde el punto de vista de los costes y un diseño organizativo eficaz. Al no existir una política de reuniones, CWT M&E recomendó desarrollar una global que tuviese como base el entorno y la cultura de empresa.

La solución

Se llevó a cabo un taller de gestión estratégica de reuniones con el cliente, que concluyó en una serie de recomendaciones para mejorar su programa de SMM. Esta iniciativa incluyó el diseño del concepto y la estructura organizativa para un despliegue global, así como pautas para medir la eficacia y madurez del programa. El enfoque de CWT M&E también incluyó una comparación de la situación del cliente con respecto a los mejores programas de gestión estratégica de reuniones en empresas similares.

Además se identificaron las áreas de ahorro potencial de costes que generaría un buen programa de SMM. El estudio de viabilidad puso de manifiesto el estado de las reuniones, así como los posibles costes y el rendimiento de la inversión en los tres primeros años desde la puesta en marcha, según los niveles de adopción alcanzables.

Este análisis proporcionó un marco innovador para el cliente. CWT M&E quería asegurarse de que los beneficios del programa se comunicaran de forma correcta a las partes interesadas y de impulsar unos niveles de adopción realistas. Por eso se habilitaron unas tarjetas de reunión en todo el mundo, que servirían como impulsoras del cumplimiento de las políticas y la auditoría.

Al final, se presentó el proyecto a la dirección lo que culminó con la rápida aprobación de su puesta en marcha.

Los resultados

El proyecto definía una estrategia y visión de futuro, subrayada por las mejores prácticas, unos objetivos de adopción con resultados específicos, ahorros de costes y el retorno de la inversión que la puesta en marcha de una gestión estratégica de reuniones aportaría a la empresa. Además se tuvieron en cuenta otras características relevantes, como:

  • Una estrategia de inteligencia de negocio que incluye la optimización de la tecnología y el análisis de datos.
  • Una política global de reuniones y eventos con una estrategia de soluciones de pago, que apoye el crecimiento.
  • Procesos optimizados para impulsar la excelencia operativa.

El éxito de CWT M&E se debió al hecho de ofrecer una solución personaliza adaptada a las necesidades específicas de la organización, incluyendo su cultura empresarial y velocidad a la hora de adoptar cambios.

En la actualidad

Desde el lanzamiento del programa de SMM, el cliente ha obtenido los siguientes resultados:

  • Consolidación de múltiples tecnologías de reuniones en una única herramienta.
  • Implementación del diseño organizacional recomendado en el proyecto para lograr una escalabilidad optimizada y una buena prestación de servicios.
  • Introducción de una política de reuniones globales en toda la empresa con métricas dedicadas a apoyar la adopción y el cumplimiento de la nueva política.
  • Ahorro de costes de más de 200 000 dólares en los primeros seis meses.
  • Seguimiento constante de los aumentos de adopción de dos dígitos, incluidos los nuevos solicitantes de reuniones y las reuniones contratadas.

Datos clave

  • Aprobación de una estrategia global de SMM, impulsada por el equipo directivo
  • Más de 200 000 dólares ahorrados en costes durante los primeros seis meses
  • Consolidación de múltiples tecnologías de reuniones en una única herramienta

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