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Estudio de caso

Integrar nuevas tecnologías para conseguir una experiencia personalizada

 

CWT

Industria: Farmacéutica

Servicio: Debut de una ‘app’ móvil para eventos en la reunión de un equipo nacional de ventas

Lugar: Florida, EE.UU

El objetivo

Una empresa farmacéutica multinacional, que llevaba trabajado con CWT Meetings & Events desde 2011, quería introducir una aplicación móvil en su reunión nacional de ventas, que se celebró en Florida en enero de 2020.

El cliente deseaba una integración completa entre la página web de registro y la ‘app’ del evento, para asegurar un gran nivel de personalización para los 450 participantes, cada uno con su correspondiente agenda concreta.

El objetivo era conseguir una experiencia ‘sin papeles’ para todos los asistentes, tanto antes como durante el evento, que les permitiera acceder a su agenda personalizada a través de la app, así como obtener información detallada sobre el lugar del evento, el alojamiento y el desplazamiento hasta allí. De esta forma, los participantes novatos y aquellos que no conocían el destino pudieron disponer de un único punto de información en la palma de su mano.

El desafío

Como cada uno de los 450 participantes tenía su propio calendario personalizado para los cuatro días que duró el evento (con sus sesiones plenarias, talleres y reuniones a dos), era fundamental contar con su colaboración para asegurar el éxito del proyecto y dar respuesta a las necesidades de los participantes.

En un tiempo récord de tres días, el equipo de operaciones de CWT Meetings & Events centró todos sus esfuerzos en crear una solución adecuada a las demandas del cliente.

La solución

CWT Meetings & Events creó una ‘app’ móvil personalizada utilizando la tecnología CrowdComprass de Cvent.

La información de los asistentes recopilada a través de la página web de registro se utilizó para popular la aplicación, y los participantes recibieron un email con un vínculo desde donde se la podían descargar antes del comienzo de la convención de ventas.

La ‘app’ configuraba las 609 posibles sesiones del evento para asegurar que cada participante recibiese su agenda personaliza, información sobre el viaje, un mapa sobre el lugar en el que se celebró el evento y datos sobre el alojamiento.

La impresión de las etiquetas con los nombres en destino y el ‘check-in’ se integraron en la página web de registro gracias a la tecnología OnArrival Platform de Cvent, de forma que los asistentes aparecían como presentes desde el mismo momento en que se registraban en un quiosco habilitado para ello.

Marco Ogsimer, gestor de operaciones para web y asistentes de CWT M&E, supervisó la puesta en marcha y funcionamiento de la ‘app’ durante el evento de cuatro días y se aseguró de que todos los asistentes se sintieran cómodos usando esta tecnología. El equipo de apoyo designado estuvo además disponible en todo momento por si algún participante necesitaba ayuda.

El resultado

La reunión recibió unos resultados muy positivos en las encuestas de satisfacción posteriores y el cliente confirmó su intención de seguir usando esa misma tecnología para su próximo evento el mes venidero.

Al integran la página de registro y la aplicación móvil para el evento, los asistentes pudieron tener una mejor experiencia y el cliente pudo cumplir su objetivo de ofrecer a cada participante una agenda personalizada y simple de usar.

La ‘app’ obtuvo una puntuación de 4,2 de 5 en la encuesta posterior al evento, mientras que el sencillo proceso de impresión de las etiquetas con los nombres alcanzó un 4,8. Marco Ogsimer apunta que los asistentes dijeron que la “aplicación móvil era muy fácil de descargar y utilizar”.

Datos clave

  • La ‘app’ obtuvo una puntuación de 4,2 de 5 en la encuesta posterior al evento
  • Resultados muy positivos en todas las encuestas de satisfacción
  • El cliente confirmó sus planes de seguir trabajando con CWT Meetings & Events

Hacia una era sin límites en las reuniones y conferencias

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