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Estudio de caso

Conferencia anual y 'networking' con clientes estratégicos de EMEA

 

CWT

Industria: Tecnológica

Servicio: Conferencia para clientes con ‘showroom’ para ventas y actividades de ‘networking’

Lugar: Málaga, España

El objetivo

La empresa japonesa Toshiba quería organizar una conferencia con clientes estratégicos de la división de discos duros de la zona EMEA.

El evento ‘Partner Conference’ no solo debía ofrecer a Toshiba la posibilidad de presentar ante los asistentes sus productos más punteros, sino que además tenía que ser punto de encuentro de clientes, por un lado, y departamento de ventas y directivos de la empresa, por otro.

Por otro lado, la conferencia debía servir para que los clientes pudieran ver los productos en directo, resolver dudas, afianzar relaciones y disfrutar de momentos de ‘networking’ en un ambiente profesional y distendido.

El desafío

La empresa confió en CWT Meetings & Events España para que organizara un gran evento en Málaga, que contó con varias partes. Por un lado, el equipo de ventas acudió a la ciudad un día antes de la celebración de la conferencia para acordar la estrategia, de forma que pudieran contribuir de la mejor manera posible al éxito del evento y a difundir el mensaje sobre los productos de la empresa.

Durante la conferencia, además de las sesiones plenarias, se organizaron reuniones privadas con cada cliente. En esas reuniones participaban, junto al personal de ventas, los propios directivos de Toshiba, lo que consiguió que los clientes se sintieran especialmente atendidos y valorados.

Por otro lado, la empresa nipona quería estrechar lazos con sus clientes y realizar actividades de ‘team building’ con su equipo en un ambiente distendido y ameno.

La solución

Para dar el mejor servicio tanto a organizadores como a asistentes, CWT M&E desarrolló un programa completo de comunicación, con diseño de logo y contenidos, preparó toda la escenografía y se encargó del pack de bienvenida para los participantes, que incluía información sobre el destino, una carta de bienvenida, la agenda del programa y la acreditación para poder asistir al mismo.

Además, puso en marcha una página web de registro, personalizada para Toshiba, donde los asistentes podían gestionar su registro, traslados y hotel, además de tener una guía sobre las distintas actividades que les esperaban.

El lugar elegido para la conferencia fue el hotel Miramar, una referencia en Málaga con unas impresionantes vistas al mar.

Además, el hotel cuenta con una elegante sala de reuniones, donde es posible hacer montajes muy atractivos con presupuestos ajustados.  

En cuanto al programa de ocio, CWT M&E organizó una regata por equipos en veleros por la bahía de Málaga. El buen tiempo del que suele hacer gala Andalucía todo el año permitió la organización de esta actividad que sirvió para que todos los asistentes vivieran una experiencia única donde estrechar lazos y pasar unos momentos divertidos. Los participantes también pudieron disfrutar de un paseo por el casco histórico de la ciudad y de una ruta de tapas por los bares más tradicionales, incluyendo el emblemático Pimpi, que cuenta con una particular galería de la fama en su famosa sala de barriles.

La cena de despedida se celebró en Kaleido, un local vanguardista en la zona de moda de Málaga, el muelle 1, donde los invitados pudieron probar su típica cocina andaluza con toques mediterráneos y poner punto final al evento.

 

El resultado

Más de 80 personas acudieron a este evento, que tuvo como resultado un aumento de las ventas.

La reacción de los clientes fue extremadamente positiva: recalcaron haberse sentido en todo momento especiales, tratados como personas y no como parte de una empresa y alabaron el equilibrio entre la parte de negocios y la parte más lúdica. Por otro lado, la dirección de la empresa apreció la buena organización del evento y la posibilidad de tratar y conocer mejor a sus clientes.

Datos clave

  • 100 % de los asistentes valoró el evento como bueno o excelente.
  • Se comprobó un aumento de las ventas con respecto a eventos anteriores.
  • La gestión de CWT M&E a la hora de negociar los precios de hoteles, restaurantes, eventos, etc. supuso unos ahorros del 5 %.
  • El cliente felicitó a CWT M&E por el evento y confirmó su intención de volver a organizarlo con su ayuda.

Hacia una era sin límites en las reuniones y conferencias

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