Cómo alcanzar un nuevo nivel en un programa de gestión estratégica de reuniones

CWT

Las empresas están cambiando la forma en que usan los programas de gestión estratégica de reuniones (SMM) para crear nuevas oportunidades y sinergias.

Tradicionalmente, los programas de SMM se centraban en las reuniones en distintos mercados y en cómo racionalizar tareas, datos, equipos y medios de pago, lo que redundaba en grandes beneficios relacionados con el control de costes, políticas, tecnologías y gestión de un programa de SMM.

Según datos de CWT, el 80 % de las empresas valora una forma más estratégica de gestionar sus reuniones. Esto no resulta sorprendente teniendo en cuenta que de media los clientes consiguen entre un 10 % y un 25 % de ahorros, además de reducir los tiempos y recursos necesarios cuando se trata de gestionar reuniones en todo el mundo.

Las empresas que cuentan con programas de SMM maduros están listas para dar un paso más e incluir una mayor variedad de eventos en esos programas. Por ejemplo, se están empezando a considerar eventos más creativos, como los incentivos. A muchas empresas les interesaría incluir en su programa de SMM todos los tipos de eventos que realizan, para obtener una visión más completa de su gasto en este tipo de actividades y reducir sus costos.

Este enfoque global de las reuniones y eventos enlaza con la tendencia de mejorar la experiencia de los asistentes.

Los programas de SMM aportan reducciones de costes y consistencia, pero ahora se requiere que eso no implique eventos más aburridos. Estos programas han evolucionado y su foco ha pasado de los costes puros a incluir también la necesidad de crear un mayor valor para los asistentes de esas reuniones.

Las nuevas tendencias sobre experiencia del asistente, tecnología, sostenibilidad, seguridad y creatividad se unen para dar forma a un enfoque único. Aun así, cada zona tiene sus propias demandas, necesidades y novedades. Las empresas tienen que actuar para asegurar que captan y enganchan a la audiencia, sobre todo teniendo en cuenta la cada vez mayor presencia de nuevas generaciones en ella.

Los adultos nacidos entre 1981 y 1996 no tienen las mismas expectativas y comportamientos que sus colegas más maduros. Un estudio de Microsoft descubrió que la capacidad de atención humana se ha reducido a 8 segundos frente a los 12 segundos del año 2000.

Por eso, para que las reuniones y conferencias funcionen necesitan ofrecer una nueva fórmula narrativa, con mayor estimulación visual y diálogo. Las sesiones de dos horas se han quedado obsoletas y charlas más dinámicas de tan solo 30 minutos ocupan su lugar. La autenticidad es el nuevo mantra y debería estar presente en todos los contenidos de futuras reuniones y eventos.

Los eventos han de ser relevantes y animados. Por ejemplo, el contenido ha de ser susceptible de ser compartido a través de las redes sociales, el medio preferido por los empleados más jóvenes, de forma que se asegure la interacción con el mismo. Así, se consigue una mayor comprensión del mensaje y una conexión más significativa con la marca.

Las empresas pueden utilizar tecnologías de difusión masivas para amplificar el alcance del mensaje de sus eventos y llegar así a una mayor audiencia. Esto tiene además el potencial de crear mayor conocimiento sobre la marca (lo que puede resultar en más seguidores), de aprovechar el contenido generado por los asistentes, de aumentar el retorno de la inversión y el retorno sobre el evento. Para que esto funcione, los eventos han de incorporar elementos interesantes de interactividad. De esta forma, los asistentes se sentirán motivados a la hora de compartir el contenido presentado.

Estas tendencias pueden contribuir a dar nuevas fuerzas a los programas de gestión estratégica de las reuniones, independientemente del tamaño de las empresas, y a asegurar que los objetivos de las compañías siguen a la vista.

Autora: Amy Schuerman, directora global de soluciones de ventas, CWT Meetings & Events

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