La empresa petrolera TOTAL solicitó un viaje de incentivo para los mejores concesionarios de talleres de reparación de un renombrado concesionario francés, a un destino exótico.
El objetivo era que la agencia creara un viaje de incentivo que los asistentes no olvidaran. La experiencia requería una mezcla de actividades, incluidos los asistentes de tiempo libre, y sus invitados, que sumaban 190 personas.
El primer paso del proceso consistió en encontrar un destino para un presupuesto específico proporcionado por TOTAL. Entre las opciones consideradas, Abu Dhabi y Dubái destacaron como las preferidas.
Una vez que TOTAL aprobó el destino, el equipo de M&E de CWT se centró en dos áreas: la elaboración de un itinerario excepcional con actividades estimulantes, y la propuesta de un sitio web que facilitara la comunicación y la gestión de todos los participantes.
Se programaron visitas culturales a la Mezquita del Jeque Zayed, conocida por sus más de mil columnas y 82 cúpulas de mármol blanco, y al Museo del Louvre de Abu Dhabi, donde los visitantes pueden admirar obras de Van Gogh, Da Vinci y Monet.
La visita al parque Ferrari World permitió a los entusiastas de la velocidad subirse a su emblemática montaña rusa, el Fiorano GT Challenge, y visitar la exposición de coches históricos y de carreras formaron parte del programa. El punto culminante para los asistentes fue el paseo por las dunas de arena dorada, que se vio realzado por el espectacular paisaje y la puesta de sol. El día terminó con una cena y una fiesta en un campamento beduino.
El escenario del evento era una gran piscina con más de dos millones de litros de agua. Durante la actuación, la piscina se llenaba y vaciaba varias veces en pocos segundos, según las necesidades del escenario. Los artistas y acróbatas que actuaron necesitaron la más avanzada tecnología y trabajo de ingeniería, dejando al grupo sin aliento en todo momento.
Con todas las excursiones y actividades meticulosamente programadas, una espectacular tormenta de arena irrumpió en la ciudad el día en que el grupo debía sobrevolar Dubai en hidroaviones. Sin embargo, CWT M&E organizó una actividad alternativa en tiempo récord.
TOTAL valoró muy positivamente la capacidad de respuesta y la decisión mostrada por el equipo de CWT Meetings & Events. También porque el equipo fue capaz de ofrecer una actividad alternativa adaptada a la variedad de perfiles y gustos de los invitados.
CWT M&E ofreció un sitio web de inscripción para gestionar el viaje y proporcionó información por adelantado. La herramienta fue utilizada por primera vez por TOTAL, facilitando la información sobre el viaje, la inscripción de los participantes y la recogida de datos de los invitados al estar disponible las 24 horas del día. Las ventajas supusieron una reducción significativa del volumen de trámites, llamadas y correos electrónicos recibidos y gestionados por el equipo.
Gracias al sitio web, los viajeros podían recurrir a una fuente de información fiable para resolver cualquier problema que tuvieran. Dado el perfil tradicional de algunos huéspedes, no toda la comunicación se centró en la plataforma online. Aquellos que querían una asistencia especial o preferían una atención personal podían contactar directamente con el personal de TOTAL y de CWT Meetings & Events.
La satisfacción y el bienestar de los participantes fueron prioritarios para ambas empresas. Dadas las características singulares del hotel elegido para el alojamiento, cuya recepción se encuentra en la planta 30, CWT M&E instaló tres mostradores de hospitalidad en los puntos clave del hotel durante todo el viaje, con información y asistencia permanente del personal de acompañamiento del grupo.
Los resultados de estos esfuerzos se recogieron en el cuestionario de evaluación final. La organización del viaje, el gran servicio recibido y la rapidez en la resolución de incidencias fueron los aspectos más valorados del viaje. Sin olvidar la gran variedad de actividades, la elección de hoteles espectaculares y la alta calidad de los restaurantes.
Contacta con nosotros para obtener más información