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Eventi più sicuri con la certificazione per la gestione dei rischi da Covid-19

Case Study

Settore: Servizi di consulenza

Servizio: Progettazione di eventi virtuali,
gestione dei protocolli di sicurezza,
riduzione del carbon footprint

Destinazione: Italia

Obiettivi

Dopo alcuni mesi di lavoro da remoto a causa della pandemia, un cliente ci ha contattato per organizzare un evento dal vivo non appena le restrizioni locali lo avrebbero permesso. Il loro team di vendita era stato lontano per troppo tempo. Il cliente voleva pianificare una convegno di un giorno per presentare i nuovi prodotti, il fatturato e i piani futuri.

Con 100 addetti alle vendite da coinvolgere nuovamente e nuovi prodotti da mettere sotto i riflettori, l'evento aveva anche bisogno di una solida identità visiva e di un piano di comunicazione end-to-end coinvolgente.

Sfide

Con pochi segnali che gli eventi dal vivo diventassero una possibilità, CWT ha convinto il cliente che passare al virtuale sarebbe stata la scelta migliore e più sicura. Dopo aver accettato, il cliente ha chiesto di mantenere bassi i costi pur avendo tutti e nove i relatori presenti dal vivo da un palco centrale. Hanno anche richiesto supporto e le pratiche migliori per evitare rischi di infezioni da Covid-19.

Abbiamo selezionato questo evento come il primo per ricevere una nuova certificazione ISO sia per la gestione del rischio pandemico che per la gestione sostenibile degli eventi: ISO 20121. Oltre a progettare e gestire l'evento stesso, i nostri team hanno dovuto guidare tutti i protocolli di sicurezza riducendo l'impatto sostenibile del progetto per ricevere la certificazione.

Soluzioni

Con il triplice obiettivo di progettare un evento di successo, ridurre il suo impatto ambientale e gestire tutti i protocolli di sicurezza, i nostri event planner hanno iniziato ad agire come principale punto di contatto tra il cliente, i relatori e tutti i fornitori.

Dopo specifici sopralluoghi in luoghi potenziali della regione, abbiamo rapidamente identificato la sede del cliente come il luogo più sicuro e sostenibile per ospitare nove relatori, evitando i trasferimenti di molti su lunghe distanze.

I nostri Event Planner hanno fatto un brainstorming con il cliente per capire meglio i loro obiettivi, i partecipanti e le aspettative. È diventato chiaro che per raggiungere gli obiettivi del cliente, l'evento doveva mantenere un tono di serietà con sessioni sui prodotti e sulla strategia aziendale. Richiedeva anche un buon equilibrio di intrattenimento e positività con i partecipanti che erano rimasti separati per così tanto tempo. Abbiamo creato un tema creativo per l'evento orientato al futuro che è diventato la base per tutte le comunicazioni, compresi i visual digitali e le presentazioni. Abbiamo anche messo insieme un "care package" completamente brandizzato con il tema dell'evento, da inviare ad ogni partecipante contenente regali di provenienza locale e un kit di cocktail creativo.

Per rispettare i regolamenti locali del Covid e ricevere la certificazione, i nostri team hanno rivisto i protocolli di ogni fornitore, così come quelli del cliente. Abbiamo istituito nuovi moduli e approvazioni, protocolli in loco per limitare i rischi di infezioni come la distanza sociale, microfoni individuali e microbolle per evitare di mescolare gruppi diversi.

Risultati

I protocolli sono stati rispettati in ogni momento: gli oratori hanno mantenuto distanze fisse sul set, mai più di tre contemporaneamente sul palco; le procedure igieniche sono state seguite; il nostro staff e il regista sono rimasti in stanze separate, e le bolle non si sono mescolate. Non sono state segnalate infezioni.

Tutti i requisiti sono stati soddisfatti per ricevere l'accreditamento ufficiale di evento sostenibile e compatibile con Covid - la prima volta per il cliente e CWT!

I relatori e i partecipanti hanno riferito di comunicazioni e coordinazione eccellenti. Hanno dato un feedback molto positivo, sostenendo che il format digitale ha permesso loro di raggiungere i loro obiettivi.

In breve

  • Rilascio di una nuova certificazione: ISO 20121 per la gestione del rischio pandemico ed eventi sostenibili
  • Non sono state segnalate infezioni
  • 45% di risparmi sui costi passando al virtuale

 


“Complimenti per la fantastica organizzazione di questo EVENTO UNICO”
“Grazie a tutti e complimenti per l'eccellente organizzazione!”
“Applausi virtuali”

Feedback ricevuto dai partecipanti

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