TOTAL, compagnia petrolifera globale, ha richiesto un viaggio incentive in una destinazione esotica, da offrire alle migliori autofficine autorizzate di una famosa concessionaria francese.
L’obiettivo era offrire un’esperienza indimenticabile. Le esperienze dovevano includere un mix di attività e tempo libero a 190 persone in totale tra i partecipanti e i loro ospiti.
Il primo passo è stato la ricerca della destinazione in base al budget indicato da TOTAL. Tra le opzioni considerate, le preferite sono risultate Abu Dhabi e Dubai.
Una volta decisa la destinazione, il team C&T M&E si è concentrato su due aspetti: studiare un itinerario unico, con attività coinvolgenti, e mettere a punto un sito web che facilitasse la comunicazione e la gestione di tutti i partecipanti.
Ad Abu Dhabi sono state programmate visite culturali, tra cui quella a una celebre moschea, nota per le sue oltre mille colonne e 82 cupole di marmo bianco, e quella a un museo di fama internazionale, che ospita opere di artisti famosi.
La visita al parco tematico dedicato a una prestigiosa casa automobilistica ha permesso agli appassionati di velocità di salire sulle sue iconiche montagne russe, le “Fiorano GT Challenge”, e di ammirare le auto storiche e da corsa in esposizione nel museo. Il clou dell’experience è stato tuttavia la passeggiata sulle dune di sabbia dorata, resa ancora più suggestiva da uno spettacolare tramonto. La giornata è terminata con una cena e un party in un campo beduino.
I partecipanti hanno quindi assistito a uno spettacolo di grande impatto scenografico, creato dal fondatore di un iconico cabaret per stupire anche quelli che pensano di aver visto già tutto. Il palcoscenico era una grande piscina con oltre due milioni di litri d'acqua. Durante lo spettacolo, la piscina è stata riempita e svuotata più volte in pochi secondi, in base alle esigenze del palcoscenico. Per la performance degli artisti e degli acrobati sono state impiegate tecnologie e soluzioni ingegneristiche avanzate che hanno strabiliato il pubblico.
Tutte le escursioni e le attività sono state programmate meticolosamente. Quando tuttavia una spettacolare tempesta di sabbia si è abbattuta sulla città, proprio nel giorno in cui il gruppo avrebbe dovuto sorvolare Dubai in idrovolante, CWT M&E ha organizzato a tempo di record un'attività alternativa adatta alla varietà di profili e gusti degli ospiti.
TOTAL ha assegnato un punteggio molto alto per la reattività e la risolutezza mostrate dal team CWT Meetings & Events.
CWT M&E ha costruito un sito web di registrazione per gestire il viaggio e ha fornito tutte le informazioni in anticipo. Era la prima volta che TOTAL utilizzava uno strumento digitale avanzato per facilitare la comunicazione delle informazioni di viaggio, la registrazione dei partecipanti e la raccolta di dati degli ospiti. Grazie al sito si è ridotto di molto il numero delle formalità, delle chiamate e delle e-mail ricevute e gestite dal team. Inoltre, i viaggiatori hanno avuto uno strumento di informazione utile a risolvere eventuali problemi. Dato che il profilo di alcuni ospiti era più “tradizionale”, non tutte le comunicazioni sono state erogate unicamente sulla piattaforma online. Coloro che desideravano un’assistenza particolare o preferivano un contatto personale, potevano contattare direttamente lo staff di TOTAL e CWT Meetings & Events.
+La soddisfazione e il benessere dei partecipanti erano priorità per entrambe le aziende, noi e il cliente. Date le caratteristiche uniche dell'hotel scelto per l'alloggio, che aveva la reception al 30esimo piano, CWT M&E ha allestito tre sportelli di accoglienza nei punti chiave durante l'intero soggiorno, con informazioni permanenti e assistenza da parte del personale di accompagnamento del gruppo.
I risultati di questi sforzi sono stati considerati molto positivi nel questionario di valutazione finale. L'organizzazione del viaggio, l'ottimo servizio ricevuto e la velocità nel risolvere gli incidenti sono stati gli aspetti più apprezzati. Senza dimenticare l'ampia offerta di attività, la scelta di hotel spettacolari e ristoranti di alta qualità.
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