Una multinazionale di beni di consumo ha chiesto supporto a CWT Meetings & Events per l’organizzazione a Londra del lancio di una nuova colorazione per capelli. Al party di lancio del prodotto sono stati invitati 80 top client. CWT M&E si è occupata delle accommodation, dei transfer a Londra, del food & beverage e del programma d’intrattenimento durante l’evento principale, che è stato organizzato direttamente dal cliente.
Individuare una location unica vicino al luogo dell’evento principale è stata la sfida più difficile nel processo di planning. Tutti i servizi dovevano essere eccellenti per assicurare che l’occasione fosse memorabile e per accrescere subito l’awareness del nuovo prodotto. Londra è una città economicamente molto cara e per questo le richieste non erano così facili da soddisfare, dovendo inoltre restare nei limiti del budget. Per una delle cene, infine, il cliente voleva una location che rappresentasse il tema “Biondo, glamour e glitter”.
È stato scelto un cinque stelle di design in centro a Londra, soluzione perfetta per il soggiorno degli ospiti. Dopo il loro arrivo, i partecipanti sono stati portati a bordo di bus al London Eye, dove tre cabine private li attendevano per permettere loro di ammirare la meravigliosa vista di Londra dall’alto, accompagnati da un buffet di alta qualità a base di finger food e champagne. La cena è stata servita in una esclusiva steakhouse, e in seguito gli ospiti sono stati accompagnati in hotel per un party sul rooftop - qualcosa di molto raro a Londra. La mattina seguente hanno fatto colazione in un ristorante riservato in esclusiva, mentre la sera si è svolto l’evento principale. Al momento dell’arrivo dei partecipanti, speciali animazioni fornite dal cliente e adeguatamente adattate sono state proiettate su una gigantesca piramide a LED posizionata sul piano delle sale conferenze dell’hotel.
CWT M&E ha negoziato le tariffe alberghiere e i servizi e ha organizzato i transfer, il London Eye, la cena alla steakhouse e l’evento sul rooftop, nonché la prima colazione. Abbiamo anche gestito tutti i contratti e i pagamenti per il cliente.
Le comunicazioni con l’hotel sono state facilitate dalle ottime relazioni tra il nostro project manager e il management dell’albergo. Questo ci ha permesso di organizzare servizi esclusivi e molto speciali come per esempio il party sul rooftop, la colazione privata e l’utilizzo della piramide a LED per creare un effetto wow. I partecipanti sono rimasti estremamente colpiti dalle diverse location e dagli eventi, tutti decisamente esclusivi e glamour, e hanno eletto il giro sul London Eye con la vista fantastica su Londra l’esperienza che meglio ricorderanno in assoluto.
Grazie agli ottimi rapporti di CWT M&E con diversi provider di trasporto, siamo stati in grado di ottenere tariffe interessanti per i transfer. In più, abbiamo negoziato uno sconto di circa 4 mila euro con l’hotel. Tutto si è svolto alla perfezione per il cliente, con effetti stupefacenti, per di più rimanendo entro un budget ragionevole. Era la prima volta che CWT M&E organizzava questo evento, ma il cliente è rimasto così soddisfatto da confermare subito l’incarico per l’anno successivo.
“I partecipanti sono stati estremamente colpiti dalle diverse location e dai diversi eventi, tutti molto esclusivi e glamour”
Per saperne di più, contattaci subito!