CWT Meetings & Events è stata chiamata a sviluppare una strategia e una struttura per un servizio globale e condiviso di organizzazione meeting ed eventi. Il nostro cliente, parte di una grande holding multinazionale in fase di riorganizzazione finanziaria, stava vivendo un importante cambiamento e una ristrutturazione interna.
La funzione meeting ed eventi dell’azienda era stata decentralizzata e gruppi diversi si occupavano dei meeting, utilizzando processi differenziati per gli acquisti e la pianificazione, nonché differenti tecnologie. La situazione ha portato a raccomandare l’immediato sviluppo di un modello di SMM forte e sostenibile, nonché di opzioni per le possibili modalità di finanziamento a supporto dell’infrastruttura attuale. Una soluzione che avrebbe consentito inoltre l’avvio - praticamente a costo zero - di una progettazione organizzativa efficace. Non esisteva una policy sui meeting, così abbiamo consigliato di svilupparne una a livello globale, da allineare alla cultura aziendale.
Abbiamo organizzato un incontro sul tema SMM con i referenti del cliente, condividendo le raccomandazioni per mettere a punto un programma SMM best-in-class. Tra le altre indicazioni, la progettazione del concept e la creazione della struttura organizzativa, ma anche consigli sui KPI per misurare l’efficienza del programma stesso. Il nostro approccio includeva anche l’individuazione dei benchmark di SMM di altre organizzazioni simili.
Abbiamo sviluppato un completo business case per identificare le aree di potenziale saving che un programma SMM forte avrebbe generato: in particolare, sono stati evidenziati lo stato dell’arte dei meeting aziendali, nonché i costi potenziali e il ROI nei primi tre anni di implementazione sulla base dei tassi di adozione previsti.
Il nostro studio ha portato alla creazione di un’innovativa struttura all’interno dell’organizzazione del cliente. Per facilitare la comunicazione dei benefici del programma agli stakeholder e il raggiungimento dei livelli di adozione che ritenevamo sostenibili, abbiamo suggerito anche l'implementazione di meeting card accettate in tutto il mondo come uno dei fattori chiave della nuova policy e dei controlli.
Al termine della nostra consulenza, il business case è stato presentato al senior leadership team che ha velocemente approvato lo sviluppo e l’implementazione dello SMM globale.
La nostra consulenza ha aiutato a mettere a fuoco la visione e la strategia per il futuro, supportandole con l’analisi di best practice, tassi di adozione desiderati, obiettivi specifici, saving sui costi previsti e ROI che lo sviluppo globale dello SMM avrebbe portato all’organizzazione. Altri risultati significativi sono stati legati a:
Cosa ha determinato il successo della consulenza di CWT M&E? Siamo stati in grado di fornire una soluzione personalizzata specifica per le esigenze dell’organizzazione, che teneva anche conto della cultura aziendale e della necessità di intervenire rapidamente.
Dal lancio del programma SMM, il nostro cliente ha:
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