Case Study

Culture club: Creare esperienze indimenticabili per premiare i top performer

 

CWT

Settore: Assicurazioni

Servizio: Creare un’esperienza indimenticabile per 150 top broker assicurativi

Destinazione: Madrid, Spagna

Obiettivi

A CWT Meetings & Events Brazil è stata offerta l’organizzazione di un viaggio incentive a Madrid, in Spagna, per una delle più grandi compagnie assicurative brasiliane nel mondo.

La richiesta presentava sfide di diversa complessità. Grazie a un’attenta pianificazione, CWT M&E è riuscita a superarle e a realizzare un evento senza intoppi, come riconosciuto dallo stesso cliente.

Richieste:

  • Fornire un’esperienza digitale senza precedenti attraverso le e-mail d’invito, la registrazione online e l’app personalizzata per l’evento.
  • Organizzare i trasporti per tutti i 260 partecipanti provenienti da diverse parti del Brasile fino a San Paolo – presso l’aeroporto – e di lì a Madrid, in Spagna.  
  • Far vivere un’esperienza indimenticabile grazie alle numerose attività organizzate, alla cena di gala, alle premiazioni e ad alcune sorprese per i partecipanti.
  • Rispettare il budget.

Sfide

"La sfida era quella di dimostrare la nostra capacità di creare un’esperienza unica, che si differenziasse dal classico viaggio leisure che ogni dipendente avrebbe potuto organizzare da solo – ha raccontato Rodrigo Botono, Sales Manager CWT M&E Brasile. – L’abbiamo vinta con un programma di viaggio creato ad hoc per questa importante compagnia assicurativa”.

Ulteriori sfide ci hanno messo alla prova quando il nostro principale contatto interno ha lasciato la propria azienda e, a seguito di cambiamenti interni, si sono verificati ritardi su alcune questioni di fondamentale importanza.

Le venue preselezionate e le attività che stavamo organizzando sono rimaste in attesa di conferma, il che metteva a rischio la loro disponibilità, dato l’interesse di altri soggetti a opzionarle. Era necessario prendere decisioni e avviare le procedure di pagamento che avrebbero messo al sicuro le prenotazioni.

Soluzioni

La scelta di Madrid come destinazione di viaggio da parte del cliente era perfetta, grazie al fatto che siamo presenti globalmente ma al tempo stesso in maniera capillare sui diversi territori, con specifiche conoscenze delle singole destinazioni.

Il team brasiliano ha preso contatto con CWT M&E Spagna per confrontarsi e individuare le esperienze da proporre ai 260 delegati e le strategie per aumentare i saving, grazie sia ai rapporti preesistenti con le venue sia a nuove negoziazioni.

Il gruppo dei partecipanti ha apprezzato ogni momento dell’evento: dall’arrivo in Spagna ai gift ricevuti durante l’incentive, fino alla cena di premiazione e alle attività di intrattenimento pianificate.

Il programma delle iniziative includeva:

  • Tour storici nei luoghi più significativi di Madrid
  • Esperienze gastronomiche della tradizione spagnola
  • Cena di premiazione con musica e balli

Risultati

I partecipanti sono stati entusiasti di ogni iniziativa. L’attenzione ai dettagli, le sorprese riservate loro durante l’evento, le numerose attività alle quali hanno partecipato hanno reso il loro viaggio incentive indimenticabile.

In breve

  • 100% dei partecipanti ha valutato il viaggio come “buono” o “eccellente”
  • 98% ha valutato la cena di gala come “buona” o “eccellente”
  • Ciascun partecipante ha giudicato il programma dell’evento come “buono” o “eccellente”
  • CWT M&E ha ottenuto un punteggio pari al 97% per l’assistenza, le comunicazioni e il coordinamento. 

 



“Mi congratulo con il team di CWT M&E in quanto organizzatori di questo evento eccellente. Mi ha permesso di intraprendere un viaggio indimenticabile, mi ricorderò per sempre i momenti passati a Madrid”.
Un partecipante

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