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Case Study

Partnership all’ennesima potenza

 

Settore:Alimentare

Servizio:Coordinare viaggi aerei, ferroviari e in auto per la partecipazione di 4.600 persone al convegno annuale

Destinazione:Orlando

Obiettivi

CWT Meetings & Events ha collaborato con una nota azienda alimentare fornendo servizi travel completi per il convegno annuale che si è tenuto a Orlando. L’evento era dedicato a tutti i proprietari di un negozio in franchising e ai dipendenti delle società affiliate.

I requisiti richiesti:

  • Un’agenzia di organizzazione eventi end-to-end che avesse le risorse per fornire un’ottima esperienza di viaggio ai partecipanti
  • La flessibilità per soddisfare le richieste individuali dei partecipanti, inclusi soggiorni prolungati o attività extra
  • Budget da rispettare per l’intero programma
  • Una cultura aperta e orientata al servizio

Sfide

Il cliente era fortemente orientato verso una compagnia aerea che assicurava un trattamento preferenziale per le prenotazioni dirette. Era quindi necessario strutturare un processo in cui la stessa compagnia fosse il nostro primo contatto - anziché seguire la nostra lista di fornitori preferenziali -, anche se questo ci costringeva a muoverci al di fuori dei nostri parametri operativi.

Inoltre, dovevamo accertarci che i nostri servizi travel fossero compatibili con la loro altra agenzia di logistica.

Soluzioni

Attraverso le nostre competenze e i nostri processi, oltre all’utilizzo di uno staff adatto, siamo riusciti a ridurre in modo significativo i tempi di lavorazione. Grazie a un approccio sicuro ed efficace con ciascuna prenotazione, abbiamo garantito ai partecipanti un’esperienza di viaggio positiva per e dall’evento, inclusa una gestione eccezionale sia on-site che per i voli charter negli aeroporti. Elementi chiave per il successo sono stati:

 

Risultati

Abbiamo ottenuto il rinnovo del contratto grazie alla nostra capacità di interpretare in maniera corretta i valori e la cultura aziendale e fornire un servizio efficiente con un ottimo rapporto qualità/prezzo. Questo dimostra come i nostri servizi, e quindi la nostra capacità di collaborazione, sono adattabili e proattivi in un settore in continua evoluzione.

  • Gli SLA (Service Level Agreement) prefissati sui tempi di lavorazione sono stati addirittura superati
  • I servizi sono stati forniti a tariffe inferiori rispetto alla TMC precedentemente utilizzata e il costo è rimasto al di sotto del budget previsto
  • L’esperienza dei partecipanti è stata soddisfacente e senza imprevisti
  • Il team dedicato di CWT M&E ha ottenuto feedback eccellenti sull’attenzione dimostrata nei confronti delle esigenze dei partecipanti, rispecchiando il servizio personalizzato per cui i ristoranti dell’azienda cliente sono famosi

In breve

  • 3milioni di dollari di budget
  • 4.600 partecipanti
  • Trasporti aerei, ferroviari e in auto da diverse località

 


“Il team dedicato al Group Air di CWT si è preso cura di ogni viaggiatore e di ogni singola situazione con il massimo della professionalità. Lavorare con CWT è stato un piacere e i nostri partecipanti erano molto soddisfatti”

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