Case Study

Change and Innovation Contest a Barcellona

 

CWT

Settore:Automotive

Servizio:Voli, accommodation e programma per un evento di cinque giorni con 255 partecipanti

Destinazione:Barcellona

Obiettivi

Un supplier internazionale del mondo automotive ha chiesto a CWT Meetings & Events di pianificare e realizzare il suo annuale “Change and Innovation Contest”. Questo evento ospita le finali di un’iniziativa globale e solo i candidati migliori sono invitati all’esclusiva cerimonia di premiazione. CWT M&E si è occupata dei voli, dei transfer, della ricerca della location e del catering.

Sfide

Il concept doveva soddisfare requisiti molto precisi: la location doveva generare un “effetto wow” e rispettare gli specifici criteri indicati dal cliente. Erano inoltre necessarie strutture particolari per le attrezzature che dovevano essere spedite da diversi Paesi del mondo. In più, servivano sale meeting ampie e spazi extra. Le finali europee si sarebbero tenute nei primi due giorni, al termine dei quali era previsto il volo di rientro per coloro che non avessero passato il turno, mentre sarebbero rimasti solo i tre finalisti. La destinazione doveva essere facilmente raggiungibile da tutto il mondo e bisognava restare entro un budget relativamente modesto di circa 200 mila euro per 255 partecipanti.

Soluzioni

CWT M&E ha scelto un hotel quattro stelle dotato di convention centre situato a circa 100 km a sud-ovest di Barcellona. L’hotel disponeva anche di un parco a tema, il che lo rendeva adatto alla richiesta emersa durante il briefing di una location speciale e permetteva anche di non sforare il budget. I partecipanti hanno ricevuto un ingresso gratuito per il parco tematico al di fuori degli orari di apertura e lo stesso parco è stato scelto per ospitare gli eventi serali e accogliere i partecipanti, mentre la premiazione è stata organizzata nel suo beach club.

Risultati

I partecipanti erano entusiasti della location e degli insoliti effetti visual sul palco. La finale è culminata in una celebrazione emozionante del team vincitore. Il cliente ha apprezzato moltissimo la qualità della location, la possibilità di organizzarvi eventi creativi, così come l’assoluto rispetto dei limiti di budget. Il lavoro efficiente e professionale di CWT Meetings & Events ha assicurato il successo di questo evento, reso complesso dalle numerose esigenze. Grazie alle capacità di negoziazione di CWT e alla sua posizione sul mercato, è stato ottenuto un significativo risparmio, pari al 28% rispetto all’offerta iniziale da parte della location.

Il feedback del cliente è stato eccellente, a riprova del fatto che CWT M&E è in grado di fornire soluzioni creative ed emozionanti anche con budget limitati.

In breve

  • Budget di 203mila euro
  • Saving del 28% rispetto al costo per camera iniziale
  • Servizi travel per 250 partecipanti provenienti da luoghi diversi

 


“La professionalità di CWT Meetings & Events ha reso possibile il successo di un evento così complesso e che aveva molte esigenze da soddisfare”

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