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Anerkennung der Leistung in einer Pandemie

Case Study

 

Branche: Chemie und Konsumgüter

Projektumfang: Virtuelle Veranstaltung zur Einbindung von Top-Performern

Ort: Deutschland/virtuell

Die Herausforderung

Bereits im Jahr 2019 hatte CWT Meetings & Events mit der Planung einer Veranstaltung für einen globalen Kunden aus der Chemie- und Konsumgüterindustrie im Mai 2020 begonnen und einen Veranstaltungsort in Lissabon für ein verlängertes Festwochenende unter Vertrag genommen. Die Veranstaltung war einige Monate lang durch die Unwägbarkeiten der Pandemie im Fluss, bis CWT sich im Juli mit dem Kunden beriet und sich zu einer virtuellen Veranstaltung im Oktober verpflichtete.

Als die Veranstaltung in ein virtuelles Event umgewandelt werden musste, stand CWT Meetings & Events vor der Herausforderung, ein unvergessliches Programm zu kreieren, das die Dankbarkeit und Wertschätzung für die Bemühungen der Leistungsträger angemessen zum Ausdruck bringt.

Lösung

CWT M&E entwickelte eine kreative Kommunikationsstrategie, die sich darauf konzentrierte, Begeisterung zu wecken und aufrechtzuerhalten, einschließlich:

  • E-Mail mit der Ankündigung des Termins
  • Einladungs-E-Mail mit eingebettetem Video des leitenden Angestellten
  • Vor der Veranstaltung wurde kurz vor der Veranstaltung eine Markenbox mit einem luxuriösen Geschenk, einer ausführlichen Veranstaltungsbroschüre und Gourmet-Leckereien für eine virtuelle "Kaffeepause" an die Haushalte versandt
  • E-Mail nach der Veranstaltung mit einem Nachbereitungs-Highlight-Video

Wir passten die virtuelle Plattform vollständig an die Marke des Kunden und das Veranstaltungslogo innerhalb einer 3D-Erfahrung an, einschließlich: virtuelle Networking-Lounge, Plenarraum für Präsentationen und Räume für Teambildung/Networking. Unser kreativer Designer hob sogar die Teilnehmer mit ihren Bildern hervor, die kreativ in die virtuelle Dekoration integriert wurden. Alle Redner waren live am Hauptsitz des Kunden anwesend, wobei ein Greenscreen die Redner auf die virtuelle Plattform übertrug. Die Mitarbeiter von CWT M&E haben zusammen mit dem Produktionspartner des Kunden alle Aspekte vor Ort gemanagt.

Wir erstellten und befolgten ausnahmslos die COVID-19-Protokolle, darunter maximal drei Redner gleichzeitig auf der Bühne, und jedem Redner wurde ein eigenes Mikrofon zugewiesen. Das Hinein- und Hinausgehen der Redner in den Greenscreen-Raum musste strategisch koordiniert werden, um sicherzustellen, dass die Sicherheitsprotokolle befolgt wurden, Masken aufgesetzt wurden, wenn nicht gesprochen wurde, und die soziale Distanz gewahrt blieb.

Zu den denkwürdigen Momenten gehörten:

  • Der erste Deutsche, der nach einer Schulterverletzung, die ihn für fast ein Jahr ans Bett fesselte, einen Freitauchgang mit einem Hai unternahm, hielt eine Grundsatzrede. Sein Vortrag beschäftigte die Teilnehmer mit dem Risikomanagement, das für viele Kunden von großer Bedeutung ist.
  • Das teambildende Escape Game "Beat the Hacker" begann mit einem Video des Senior Leaders, der vor einem Laptop saß, der immer wieder ausfiel. Er übermittelt eine ominöse Nachricht: "Wir wurden gehackt"; die Unternehmensdaten werden veröffentlicht, wenn nicht alle Aufgaben innerhalb von 45 Minuten gelöst werden. Das Gewinnerteam wurde auf dem Bildschirm mit virtuellem Konfetti und einem Bonusgeschenk angekündigt.
  • Der Gewinner des President's Award wird auf dem Bildschirm vom Senior Leader mit einem Luxusgeschenk geehrt. Zum Abschluss der Veranstaltung flog noch einmal virtuelles Konfetti auf den Bildschirm.

Ergebnisse

Das M&E-Team von CWT wurde von den wichtigsten Interessengruppen und der Geschäftsleitung für seine kreative und flexible Vorgehensweise bei der Übertragung der Kundenveranstaltung auf eine virtuelle Plattform ausgezeichnet. Die Veranstaltung erzielte Kosteneinsparungen von ca. 30 % und einen Net Promoter Score von 61 %, als die Teilnehmer gefragt wurden, ob sie die Incentive-Veranstaltung einem Freund oder Kollegen empfehlen würden". Außerdem verhandelten wir mit dem beauftragten Veranstaltungsort über den Verzicht auf Stornierungsgebühren bei einer zukünftigen Neubuchung in diesem Haus. Unser virtueller Erfolg hat die Beziehung zum Kunden gestärkt und gefestigt. Vor kurzem haben wir den Zuschlag für die Organisation des Incentive-Programms 2021 erhalten, das ebenfalls als virtuelle Veranstaltung durchgeführt werden soll.

Kommentare der Teilnehmer

  • "Alles war großartig, einschließlich des interaktiven Formats und der Redner - es ist schön, sich als Teil eines so großen und kreativen Teams zu fühlen". 
  • "Es war sehr interessant, diese Veranstaltung auf virtuellem Wege durchzuführen. Das zeigt mir, dass ich weiß, wie man sich an die aktuelle Situation anpasst.
  • "Es war absolut hochtechnologisch und innovativ."
  • "Ich fühlte mich als Teil der besten Unternehmenstalente." 
  • "Der Gastredner und der Networking-Wettbewerb waren großartig, ebenso wie die sehr persönliche Vorstellung der Mitarbeiter".

Kurz und knapp:

  • Erfolg sichert Veranstaltung im 4. Jahr in Folge
  • 30% Kosteneinsparungen
  • 61% Net Promoter Score

Erfahren Sie mehr über unser Angebot an virtuellen Tagungen und Veranstaltungen.

Eine neue, grenzenlose Ära für Meetings und Events.

Virtuelle Meetings und Veranstaltungen