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Sicherere Veranstaltungen mit einer verbesserten Zertifizierung für das Covid-19-Risikomanagement

Case Study

 

Branche: Consulting services

Projektumfang: Gestaltung virtueller Veranstaltungen,
Verwaltung von Sicherheitsprotokollen,
Reduzierung des Kohlenstoff-Fußabdrucks

Ort: Italien

Zielsetzung

Nach einigen Monaten der Fernarbeit aufgrund der Pandemie wandte sich ein Kunde an uns, um eine Live-Veranstaltung zu organisieren, sobald die örtlichen Beschränkungen dies zuließen. Sein Vertriebsteam war zu lange getrennt. Der Kunde wollte eine eintägige interne Vertriebskonferenz planen, um neue Produkte, Umsätze und anstehende Pläne zu präsentieren.

Mit 100 Vertriebsmitarbeitern, die wieder zusammengeführt werden sollten, und neuen Produkten, die ins Rampenlicht gerückt werden sollten, benötigte die Veranstaltung auch eine solide visuelle Identität und einen ansprechenden End-to-End-Kommunikationsplan.

Herausforderung

Da es kaum Anzeichen dafür gab, dass Live-Veranstaltungen möglich sein würden, überzeugte CWT den Kunden, dass eine virtuelle Veranstaltung die beste und sicherste Wahl wäre. Nachdem der Kunde zugestimmt hatte, bat er darum, die Kosten niedrig zu halten und gleichzeitig alle neun Redner live von einem zentralen Ort aus zu präsentieren. Außerdem bat er um Unterstützung und Best Practices, um das Risiko von Covid-19-Infektionen zu vermeiden.

Wir wählten diese Veranstaltung als erste aus, die eine neue ISO-Zertifizierung sowohl für das Pandemierisikomanagement als auch für das nachhaltige Veranstaltungsmanagement erhielt: ISO 20121. Unsere Teams mussten nicht nur die Veranstaltung selbst konzipieren und managen, sondern auch alle Sicherheitsprotokolle umsetzen und gleichzeitig die nachhaltigen Auswirkungen des Projekts reduzieren, um die Zertifizierung zu erhalten.

Lösung

Mit dem dreifachen Ziel, eine erfolgreiche Veranstaltung zu konzipieren, die Umweltauswirkungen zu reduzieren und alle Sicherheitsprotokolle zu verwalten, fungierten unsere Veranstaltungsplaner zunächst als Hauptansprechpartner für den Kunden, die Redner und alle Lieferanten.

Nach gezielten Ortsbesichtigungen an potenziellen Standorten in der Region haben wir den Hauptsitz des Kunden schnell als den sichersten und nachhaltigsten Ort für neun Redner identifiziert, da so der Transport vieler Redner über weite Strecken vermieden werden konnte.

Unsere Veranstaltungsdesigner führten ein Brainstorming mit dem Kunden durch, um dessen Ziele, Teilnehmer und Erwartungen besser zu verstehen. Es wurde deutlich, dass die Veranstaltung mit Vorträgen zu Produkten und Geschäftsstrategien eher "ernst" sein sollte, um die Ziele des Kunden zu erreichen. Außerdem war ein ausgewogenes Verhältnis von Unterhaltung und positiver Stimmung erforderlich, da die Teilnehmer so lange voneinander getrennt waren. Wir entwarfen ein zukunftsorientiertes, kreatives Veranstaltungsthema, das die Grundlage für die gesamte Kommunikation, einschließlich digitaler Bilder und Präsentationen, bildete. Außerdem stellten wir ein Care-Paket zusammen, das vollständig mit dem Veranstaltungsthema gebrandet war und das an jeden Teilnehmer mit Geschenken aus der Region und einem kreativen Cocktail-Kit verschickt wurde.

Um die lokalen Covid-Vorschriften einzuhalten und die Zertifizierung zu erhalten, überprüften unsere Teams die Protokolle aller Lieferanten sowie die des Kunden. Wir erstellten neue Formulare und Genehmigungen sowie Vor-Ort-Protokolle zur Begrenzung des Infektionsrisikos, wie z. B. soziale Distanzierung, individuelle Mikrofone und Mikroblasen, um die Vermischung verschiedener Gruppen zu vermeiden.

Ergebnisse

Die Protokolle wurden jederzeit eingehalten: Die Sprecher hielten feste Abstände am Set ein, und es waren nie mehr als drei auf einmal auf der Bühne; die Hygienemaßnahmen wurden eingehalten; unser Personal und der Regisseur hielten sich in getrennten Räumen auf, und die Luftblasen vermischten sich nicht. Es wurden keine Infektionen gemeldet.

Alle Anforderungen wurden erfüllt, um die offizielle Akkreditierung für Covid-kompatible und nachhaltige Veranstaltungen zu erhalten - eine Premiere für den Kunden und CWT!

Redner und Teilnehmer berichteten von einer hervorragenden Kommunikation und Koordination. Sie gaben ein äußerst positives Feedback und erwähnten, dass das digitale Format es ihnen ermöglichte, ihre Ziele zu erreichen.

Kurz und knapp

  • Wir haben eine neue Zertifizierung erhalten: ISO 20121 für Pandemie-Risikomanagement und nachhaltige Ereignisse
  • Es wurden keine Infektionen gemeldet
  • 45 % Kostenersparnis durch Umstellung auf virtuelle Verfahren

 


"Herzlichen Glückwunsch zu der fantastischen Organisation dieser EINZIGARTIGEN VERANSTALTUNG"
"Danke an alle und Gratulation für die hervorragende Organisation!"
"Virtueller Beifall"
Rückmeldungen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer

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