Ein multinationaler Pharma-Konzern, bereits seit 2011 Kunde von CWT Meetings & Events, wollte im Januar 2020 seine landesweite Vertriebstagung durchführen. Dabei wollte das Unternehmen erstmals eine Event-App nutzen.
Der Kunde wünschte sich die nahtlose Integration zwischen der Registrierungsseite und der Event-App. Dadurch sollte für die 450 Teilnehmer, die alle einer individuellen Agenda folgten, ein hohes Maß an Personalisierung gewährleistet werden.
Ziel war es, die Teilnehmer vor und während des Events papierlos mit allen Informationen zu versorgen, die sie benötigten: die personalisierte Agenda, Details zum Tagungsort, zur Unterkunft sowie zur An- und Abreise. So sollten vor allem Mitarbeiter, die zum ersten Mal teilnahmen und mit der Location nicht vertraut waren, alles an einem zentralen Ort verfügbar haben.
Die Nutzerfreundlichkeit der App war der zentrale Erfolgsfaktor, um alle 450 Teilnehmer ins Boot zu holen. Da jeder von ihnen einen personalisierten Ablaufplan – von Plenumsessions über Workshops bis zu Einzelmeetings – für die viertägige Konferenz hatte, war die Akzeptanz der Teilnehmer kritisch, um den Erfolg der Veranstaltung zu garantieren.
Das Team für Web- und Teilnehmermanagement von CWT Meetings & Events hatte nur drei Tage Zeit, diese Anwendung zu entwickeln.
CWT Meetings & Events schuf auf Basis der Event-App CrowdCompass von Cvent eine maßgeschneiderte Lösung für diesen Kunden. Dabei wurden die bei der Registrierung eingegebenen Teilnehmerdaten vorab in die App eingespielt. Die Angemeldeten erhielten vor Beginn des Events einen Link zum Download der App.
In der App wurden die 609 möglichen Sessions hinterlegt und so vorkonfiguriert, dass jeder Teilnehmer eine personalisierte Agenda sowie Informationen zur Anreise zum jeweiligen Meeting erhielt. Pläne der verschiedenen Stockwerke und der Unterkü nfte stellte die App ebenfalls bereit.
Auf Basis der Plattform „OnArrival“ von Cvent realisierte CWT Meetings & Events über die Registrierungswebsite Check-in und Ausdruck der Namensschilder. Sobald die Gäste an einem Kiosk eingecheckt hatten, wurden sie für das spätere Reporting als Teilnehmer registriert.
Marco Ogsimer, Manager, Web & Attendee Management Operations bei CWT Meetings & Events, kümmerte sich um den reibungslosen Roll-out der App während des Events. Er und mehrere Supportkräfte standen bereit, um die Teilnehmer bei Bedarf zu unterstützen.
Die Tagung erzielte überragend positive Bewertungen bei der abschließenden Teilnehmerbefragung. Der Kunde wollte die Technologie gleich für sein kommendes Meeting im Folgemonat nutzen.
Die Teilnehmer erhielten durch die Verknüpfung zwischen Registrierungswebsite und App eine nahtlose Lösung und der Veranstalter erreichte sein Ziel: allen Besuchern eine individuelle Agenda zur Verfügung zu stellen.
In der abschließenden Zufriedenheitsbefragung erzielte die App durchschnittlich 4,2 von 5 Punkten. Das Kriterium „einfacher und nahtloser Ablauf von Check-in und Namensschild-Druck“ erhielt 4,8 Punkte. Marco Ogsimer meinte dazu: „Das Feedback der Teilnehmer war, dass die App einfach herunterzuladen und zu nutzen war und ihnen die Orientierung auf der Tagung wesentlich erleichterte.“
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