Ein Unternehmen mit 37 Niederlassungen weltweit beauftragte CWT Meetings & Events damit, eine technische Lösung zu finden, mit der es seine Auflagen zum Reporting von Veranstaltungen und Besprechungen erfüllen kann. Dies wurde durch den Sunshine Act notwendig: eine Vorgabe aus dem Gesundheitsrecht der Vereinigten Staaten, die die Transparenz über die finanziellen Verflechtungen zwischen Gesundheitsdienstleistern und Pharmakonzernen erhöhen soll.
Der Umfang der Aufgabe war riesig, und es war notwendig, einige aktuelle Probleme in den Griff zu bekommen – darunter die Erfassung der Daten von Gesundheitsdienstleistungen im gesamten Unternehmen. Das aktuell verwendete Tool unterstützte diese geschäftskritischen Anforderungen nicht. Innerhalb der Organisation gab es nur begrenzte Erfahrungen mit Meetings und Events, um einen passenden Technologieanbieter auswählen zu können. Deshalb wurde ein Spezialist gesucht, der die Ausschreibung verfassen, verwalten und am Ende den besten Anbieter auswählen bzw. den Vertrag aushandeln konnte.
CWT M&E entwickelte eine Strategie für die Suche nach einer geeigneten Technologielösung. Dazu gehörte auch das Entwickeln und Umsetzen eines neuen Bewertungssystems, das die Anforderungen erfassen und die Funktionalitäten nach ihrer Wichtigkeit ordnen kann. CWT M&E konzipierte die Ausschreibung (RFP), bewertete die Eignung der Angebote und trat auf Basis von Datenanalysen mit den Technologieanbietern in Kontakt.
Die erreichten Ergebnisse waren:
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