Das Ziel des Projekts bestand darin, eine Konferenz von A bis Z zu organisieren: einschließlich Web-Entwicklung, Registrierung, Management der Location sowie Mitarbeitereinsatz und Lieferantenmanagement. An der Veranstaltung nahmen rund 6.000 Besucher aus aller Welt teil, für die ein Budget von sechs Millionen Dollar geplant war, das die Kosten für die Hotelübernachtungen und die viertägige Konferenz „Worldwide Sales Leadership“ decken sollte.
Der Kunde brauchte ein optimales, durchgehendes Konferenzmanagement und Unterstützung vor Ort für die 6.000 Teilnehmer aus aller Welt, die auf mehrere Hotels verteilt waren. Wir mussten sicherstellen, dass die Konferenz reibungslos verlief.
Um diese Herausforderung zu meistern, wurde eine eigene Projektleitung eingesetzt, die für das gesamte Projektteam verantwortlich war und sich mit dem Projektleiter/Auftraggeber auf Kundenseite abstimmte. Bei wichtigen Meilensteinen wurden auch weitere Veranstaltungsplaner zur Unterstützung der Projektleitung hinzugezogen.
Ein Verantwortlicher für die Registrierung übernahm die Website, die Kommunikation mit dem Kunden und mit den Teilnehmern, wobei auch hier weitere Teammitglieder bei kritischen Meilensteinen bereitstanden. Während der Konferenz setzten wir fünf Mitarbeiter vor Ort ein, die zusammen mit 15 weiteren Mitarbeitern des Kunden im Team zusammenarbeiteten, um ein hervorragendes Teilnehmererlebnis zu gewährleisten.
Der Prozess vor Ort lief vollständig automatisiert mit den Bestätigungsnummern, die die Teilnehmer bei der Registrierung erhalten hatten. Wir arbeiteten eng mit dem Kunden zusammen, um seine Ziele und Vorgaben für jede Konferenz zu verstehen und umzusetzen.
Nach der Konferenz hatten die Teilnehmer durch die besuchten Schulungen ihr Wissen erweitert und waren durch Gelegenheiten zum Networking und gemeinsame Arbeitssessions stärker in die Unternehmenskultur eingebunden worden. Wir arbeiten jedes Jahr eng mit dem Kunden zusammen, um eine Konferenz mit jeweils einem neuen Ziel zu entwerfen, um das maximale Engagement der Mitarbeiter und die Zufriedenheit der Teilnehmer zu fördern.
Wir helfen dem Unternehmen bei der Umsetzung dieser Ziele, versetzen uns in die Teilnehmer hinein und sorgen dafür, dass sie außergewöhnliche Erfahrungen machen.
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