Case Study

Kosteneinsparung durch Strategieberatung zu SMM

 

CWT

Branche: Multinationaler Konzern

Projektumfang: Beratung zum Aufbau eines Strategischen Meetingsmanagements (SMM): Entwicklung einer globalen Strategie und eines Rahmens für Veranstaltungen

Ort: weltweit

Ausgangssituation:

CWT Meetings & Events erhielt den Auftrag, Strategie und Rahmenbedingungen für die weltweite, zentrale Organisation von Veranstaltungen zu entwickeln. Der Kunde ist Teil eines großen multinationalen Konzerns in einer finanziell angespannten Situation und durchlief daher erhebliche interne Veränderungen und Umstrukturierungen.

Herausforderung:

Die Veranstaltungen waren bisher dezentral geregelt: Jede Einheit organisierte individuell und so gab es zahlreiche verschiedene Prozesse für die Planung sowie verschiedene Varianten der Veranstaltungssoftware. Aufgrund dieser verschiedenen Herausforderungen empfahl CWT M&E zuerst eine starke und nachhaltige Richtlinie für SMM sowie verschiedene Optionen für tragfähige Finanzierungsmodelle, um die derzeitige Infrastruktur des Unternehmens zu unterstützen. Die Ziele waren eine beinahe kostenneutrale Implementierung und ein wirksames Organisationsdesign. Da es bisher keine Veranstaltungsrichtlinie gab, empfahl CWT die Entwicklung einer globalen Richtlinie, die auf die aktuelle Situation und die Unternehmenskultur der Organisation abgestimmt ist.

Lösung:

Mit dem Kernteam des Kunden wurde ein SMM-Strategieworkshop durchgeführt, der Empfehlungen und Maßnahmen erarbeitete, mit denen ein in der Branche führendes SMM-Programm aufgebaut werden konnte. Dies umfasste einen Konzeptentwurf und eine Organisationsstruktur für die globale Aufstellung sowie Empfehlungen für KPIs, mit denen man Effizienz und Reife des Programms messen kann. Unser Ansatz beinhaltete auch das Benchmarking der aktuellen Situation des Kunden mit den SMM-Programmen vergleichbarer Organisationen.

CWT entwickelte einen umfassenden Business Case für die Implementierung eines SMM-Programms und ermittelte mögliche Einsparpotenziale. Wir erfassten und bewerteten die aktuelle Situation und ermittelten die potenziellen Kosten sowie den ROI, der in den ersten drei Jahren nach der Implementierung erzielt werden kann. Die Basis dafür war die angenommene erreichbare Umsetzungsrate des Programms.

Der Business Case bot innovative Rahmenbedingungen für die Organisation des Kunden. Die Vorteile des Programms sollten konsequent kommuniziert werden, um eine möglichst hohe Umsetzungsrate zu erreichen. Dazu setzten wir global akzeptierte Meetings Cards (Kreditkarten) ein, welche die Einhaltung der Richtlinie erhöhen und das Reporting verbessern sollte.

Am Ende des Beratungsprojekts stellten wir der Geschäftsführung diesen Business Case vor. Das führte zu einer schnellen Genehmigung der weltweiten Implementierung des SMM.

Ergebnisse:

Der Business Case bestand aus einer klaren Strategie und einer Vision für die Zukunft. Diese wurde untermauert durch Best Practices, Umsetzungsziele, klar definierte Ergebnisse, erwartete Kosteneinsparungen und den ROI, den die weltweite Einführung des SMM bringen würde. Weitere Leistungen umfassten:

  • eine Strategie zur Datenverarbeitung, die auch die Optimierung der technischen Infrastruktur und der Datenanalysen umfasst
  • eine weltweit gültige Veranstaltungsrichtlinie, die auch Abrechnungsfragen beinhaltet, um die Einhaltung zu verbessern
  • verbesserte Prozesse und standardisierte Vorgehensweisen, um die operative Qualität und Effizienz zu steigern

Was waren die Erfolgsfaktoren unseres Einsatzes? Wir haben eine maßgeschneiderte Lösung für den Kunden entwickelt, die auf die spezifischen Bedürfnisse der Organisation abgestimmt war und auch die Kultur des Unternehmens und dessen Neigung zur schnellen Umsetzung berücksichtigte.

Ergebnisse:

Seit der Einführung des SMM-Programms hat der Kunde:

  • die technischen Lösungen für Meetings konsolidiert
  • das im Business Case empfohlene Organisationsdesign implementiert, um eine optimale Skalierbarkeit und exzellente Servicebereitstellung zu erreichen
  • in der gesamten Organisation eine globale Veranstaltungsrichtlinie eingeführt – mit Kennzahlen, die Akzeptanz und Einhaltung fördern
  • Kosteneinsparungen über 200.000 Dollar in den ersten 6 Monaten nach der Implementierung erzielt
  • die zweistelligen Zusatzraten bei der Akzeptanz konsistent überwacht; dazu gehörten auch neue Anfragen und Beauftragungen von Meetings

Kurz und knapp:

  • Akzeptanz der weltweiten SMM-Strategie wurde durch die Zustimmung der Geschäftsleitung beschleunigt
  • Kosteneinsparungen von über 200.000 Dollar in den ersten sechs Monaten nach der Implementierung
  • Konsolidierung der technischen Lösungen zur Durchführung von Meetings

Mit CWT bringen sie ihre meeting- und eventorganisation
auf ein neues level

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