Case Study

Evolution als Revolution: Perfektionierung eines ausgereiften SMM-Programms

 

CWT

Branche: Technologie

Projektumfang: Ausrichtung der Strategie für Meetings & Events für ein großes Unternehmen

Ort: Weltweit

Ausgangssituation

CWT Meetings & Events arbeitete mit einem großen Anbieter von Verbrauchertechnologie zusammen, um dessen ausgereiftes Programm für Strategisches Meetingsmanagement (SMM) auf eine höhere Stufe zu bringen. Akzeptanz und Kundenzufriedenheit waren bereits hoch, daher wollte CWT M&E einen Weg finden, seinem Kunden ein Beratungserlebnis zu bieten. Einige Stakeholder waren der Meinung, dass die Planungsleistungen aufgrund arbeitsintensiver Prozesse und der rigiden Veranstaltungsrichtlinie zurückgegangen waren.

Um die Transformation voranzubringen, sollten die wichtigsten Stakeholder zu ihren Schmerzpunkten beim Entwickeln eines erfolgreichen SMM-Programms befragt werden. Außerdem galt es, mit den ständigen Veränderungen Schritt zu halten, die Endkunden zu inspirieren, den strategischen Mehrwert zu steigern und Teams neu zu organisieren.

Herausforderung

Das Veranstaltungsvolumen des Kunden wächst stetig, und er hat einen ständigen Drang zur Veränderung. Deshalb suchte er nach innovativen Maßnahmen, das Programm weiter zu optimieren. CWT M&E musste regelmäßig Unterstützung von den wichtigsten Interessengruppen und Partnern des Kunden einfordern, um sicherzustellen, dass das Projekt im Einklang mit seiner Strategie für das Strategische Meetingsmanagement stand.

Mit den Kundenanforderungen im Blick erreichte CWT M&E eine Umsetzungsrate von 95 %. Dies wurde durch den Einsatz von umfassendem Know-how, durchdachten Prozessen und durch den Einsatz geeigneter Mitarbeiter erreicht.

Bei der Übernahme des Accounts im Jahr 2010 bedienten diesen nur acht Personen in operativen Funktionen. Daher lag nun ein Schwerpunkt darauf, die richtigen Personen einzustellen. Neben dem neuen Personalmodell gab es weitere  Entwicklungen:

  • Zentrale Mechanismen zur Verfolgung von Stornoguthaben
  • Anpassung von Einkaufsstrategien und Verhandlungstaktiken
  • Strategische Abstimmung mit dem Geschäftsreiseanbieter des Kunden
  • Einführung eines Technologiespezialisten

Diese Maßnahmen sicherten eine hohe Servicequalität. Gleichzeitig wurde Folgendes eingeführt:  

  • Durchführung vierteljährlicher Reviews mit dem Kunden, um den geschaffenen Mehrwert gegenüber den Stakeholdern sichtbar zu machen.
  • Implementierung eines jährlichen Incentive-Programms, um die kreativeren Ansätze zu präsentieren und die interne Akzeptanz der Prozesse zu verbessern. Dies geschah insbesondere durch interne Markenbotschafter.
  • Außerdem wurde durch Externe eine anonyme Umfrage durchgeführt, um die Schmerzpunkte der Stakeholder zu ermitteln, die es zu lösen galt.

Ergebnisse

CWT M&E berücksichtigte die Werte und die Unternehmenskultur des Kunden und lieferte gleichzeitig die gewünschten Ergebnisse. Das führte zur Verlängerung des Vertrages im Jahr 2016. Es beweist die starke Bindung, die wir mit Kunden aufbauen, und die soliden, messbaren Ergebnisse, die CWT M&E für sie geliefert hat. Das Unternehmen verlängerte den Vertrag um weitere sechs Jahre und erweiterte auch den Umfang der Services.

Dies schätzte der Kunde besonders:

  • Fähigkeit, das SMM konsequent umzusetzen und gleichzeitig fantastische Events  zu liefern
  • Die gute Zusammenarbeit mit Menschen (Training und kulturell)
  • Herausforderungen anzunehmen, um den strategischen Wert zu steigern

Kurz und knapp:

  • Durchschnittliche Einsparungen von 24 %
  • Hohe Kundenzufriedenheit: 4,8 von 5
  • Schaffung wertvoller Partnerschaften

Kurz und knapp:

  • Durchschnittliche Einsparungen von 24 %
  • Hohe Kundenzufriedenheit: 4,8 von 5
  • Schaffung wertvoller Partnerschaften

Mit CWT bringen sie ihre meeting- und eventorganisation
auf ein neues level

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