Case Study

Gruppenanreise für 4.600 Personen 

 

CWT

Branche: Restaurant

Projektumfang: Koordination von Flug-, Bahn- und Autoanreise für 4.600 Personen zu einer jahreskonferenz

Ort: Orlando

Ausgangssituation:

CWT Meetings und Events organisierte die gesamte Gruppenanreise für die Jahreskonferenz der Eigentümer und Betreiber eines Restaurantunternehmens in Orlando. Zur Veranstaltung waren alle Franchisenehmer und Mitarbeiter zugehöriger Organisationen eingeladen.
Anforderungen:

  • eine Veranstaltungsagentur, die genügend Ressourcen hat, um ein solches Event zu organisieren und es für die Teilnehmer erlebnisreich zu machen
  • die Flexibilität, die individuellen Wünsche der Gäste zu erfüllen, wozu auch längere Aufenthalte oder individuelle Aktivitäten gehörten
  • ein Budget, das für das gesamte Programm reichen sollte
  • eine offene, serviceorientierte Haltung

Herausforderung:

Der Kunde hatte eine klare Präferenz für seine bevorzugte Fluggesellschaft, die ihren Kunden, wenn sie direkt bei ihnen buchen, einige Vorzüge bietet. Wir mussten daher umdenken und diese Airline zuerst ansprechen, anstatt unsere eigene Liste mit bevorzugten Leistungsträgern zu verwenden.

Außerdem mussten wir sicherstellen, dass unsere Reisedienstleistungen auch mit den anderen Logistikdienstleistern des Kunden kompatibel sind.

Lösung:

Wir nutzten unsere Erfahrung und eingespielten Prozesse und setzten geeignete Teammitglieder ein. Das führte zu deutlich kürzeren Durchlaufzeiten. Jede Buchung behandelten wir kompetent und zuvorkommend, sodass die Gäste eine angenehme Hin- und Rückreise zu und von der Veranstaltung erlebten. Dazu kam außergewöhnliches Management vor Ort und bei den Flughafentransfers.
Die Erfolgsfaktoren unserer Leistung waren:

  • Bereitstellung eines eigenen Teams für die Veranstaltung
  • Einhaltung des Budgets durch folgende Maßnahmen:
  • Wir nutzten das Wissen des Buchungsteams im Management von Gruppenbuchungen und Flugcharter und nahmen individuelle Reise- und Kontingentbuchungen für Städte mit einer größeren Anzahl an Gästen vor.
  • Wir setzten sieben Charterflugzeuge ein, die von der bevorzugten Fluggesellschaft des Kunden zwischen dessen Hauptstandort und Orlando eingesetzt wurden.
  • Wenn möglich wurde der bevorzugte Anbieter genutzt, was zu einer weiteren Kostenbegrenzung führte.
  • Wir passten unsere Technologie auf den Logistikdienstleister des Kunden an, um sicherzustellen, dass die Services kompatibel sind, und um mögliche Komplexitäten zu mindern.

Kurz und knapp:

  • Budget von 3 Mio. USD
  • 4.600 Teilnehmer
  • Transport per Flug, Bahn und Auto von verschiedenen Orten

 


“Das CWT-Team für Flug-Gruppenreisen hat alle Reisenden und jede einzelne Situation sehr professionell behandelt. Es war uns eine Freude, mit CWT zu arbeiten und unsere Gäste waren sehr zufrieden.“

Mit CWT bringen sie ihre meeting- und eventorganisation
auf ein neues level

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