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Reconhecendo o desempenho em uma pandemia

Estudo de caso

Segmento: Produtos químicos e de consumo

Serviço: Evento virtual para engajar os melhores artistas

Local: Alemanha/Virtual

The Desafio

Em 2019, a CWT Meetings & Events já havia começado a planejar um evento para um cliente global de produtos químicos e bens de consumo para maio de 2020, contratando um local em Lisboa para um fim de semana prolongado de festividades. O evento esteve em fluxo por vários meses com as incógnitas da pandemia até que a CWT consultou o cliente em julho para se comprometer com um evento virtual em outubro.

Quando tiveram que transformar o evento em virtual, a CWT Meetings & Events foi desafiada a criar um programa inesquecível que transmitisse adequadamente a gratidão e o apreço pelos esforços de seus melhores artistas.

Solução

A CWT M&E construiu uma estratégia de comunicação criativa que se concentrava em construir e manter a animação, inclusive::

  • Com um  save the date , por e-mail.
  • E-mail de convite com vídeo incorporado do líder sênior
  • Caixa pré-evento enviada para casa pouco antes do evento com um presente de luxo, livreto detalhado do evento e gourmet para um "coffee break" virtual
  • E-mail pós-evento com um vídeo de destaque

Personalizamos totalmente a plataforma virtual para a marca e o logotipo do evento do cliente dentro de uma experiência em 3D, incluindo: sala de networking virtual, espaço para apresentações e salas para formação de equipes/redes. Nosso designer criativo até mesmo destacou os participantes com suas imagens incluídas de forma criativa na decoração virtual. Todos os palestrantes estavam ao vivo na sede do cliente com uma tela verde transmitindo os palestrantes para a plataforma virtual. A equipe da CWT M&E juntamente com o parceiro de produção do cliente gerenciou todos os aspectos no local.

Criamos e seguimos os protocolos COVID-19 sem exceção, incluindo um máximo de três alto-falantes no palco ao mesmo tempo e cada alto-falante designou seu próprio microfone. A movimentação de alto-falantes para dentro e para fora da sala da tela verde levou uma coordenação estratégica para garantir que os protocolos de segurança fossem seguidos com a utilização de máscaras quando não se falava e a distância social mantida.

Momentos memoráveis incluídos:

  • Com o  discurso principal do primeiro alemão a mergulhar livremente com um tubarão após uma lesão no ombro que o deixou preso na cama por quase um ano. Sua apresentação engajou os participantes na gestão de riscos, que é um grande foco do cliente.
  • O jogo de fuga em equipe, "Beat the Hacker", começou com um vídeo do líder sênior sentado na frente de um laptop que continua funcionando mal. Ele comunicava a equipe com  uma mensagem pertubadora: "Fomos invadidos"; os dados da empresa não serão liberados a menos que todas as tarefas sejam resolvidas em 45 minutos. A equipe vencedora foi anunciada na tela para confetes virtuais e um presente bônus.
  • Recebedor do Prêmio do Presidente mais alto reconhecido na tela pelo líder sênior com a apresentação de um presente de luxo. Os confetes virtuais voaram na tela mais uma vez para encerrar o evento.

Resultados

A equipe de M&E da CWT foi reconhecida pelas principais partes interessadas da liderança sênior por sua mentalidade criativa e ágil para transformar o evento dos clientes em uma plataforma virtual. O evento alcançou uma economia de custos de aproximadamente 30% e uma pontuação de 61% quando os participantes foram questionados se eles "recomendariam o evento de incentivo a um amigo ou colega". Também negociamos com o contratado local para garantir a isenção de penalidades de cancelamento com uma futura reserva naquele imóvel. Nosso sucesso virtual fortaleceu/reforçou o relacionamento com o cliente. Recentemente nos foi concedida a organização de seu programa de viagens de incentivo 2021, que também será transformado em um evento virtual.

Comentários dos participantes

  • "Absolutamente tudo foi ótimo, incluindo o formato interativo e os alto-falantes - é bom se sentir parte de uma equipe tão grande e criativa". 
  • "Foi muito interessante fazer este evento de uma forma virtual. Isto me mostra que sei como me adaptar à situação atual".
  • "Era absolutamente de alta tecnologia e inovador".
  • "Sinta-se parte dos melhores talentos da empresa".
  • "O Orador Convidado e o Concurso de Networking foram ótimos, assim como a introdução muito pessoal dos funcionários".

Quick Facts:

  • Evento com sucesso garantido pelo 4º ano consecutivo
  • 30% de redução de custos
  • 61% Pontuação líquida do promotor (Net Promoter Score)

Uma nova e ilimitada era no universo dos eventos

Para saber mais, entre em contato conosco hoje.

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