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Integrando tecnologia para uma experiência de evento personalizada

Estudos de caso

 

Segmento: Farmacêutica

Serviço: Reunião nacional de vendas estreia de aplicativo para eventos móveis

Local: Flórida, EUA

Objetivo

Uma empresa farmacêutica multinacional que trabalha com a CWT Meetings & Events desde 2011 quis introduzir um aplicativo móvel em sua reunião nacional de vendas, a ser realizada na Flórida em janeiro de 2020.

O cliente queria uma integração perfeita entre seu site de inscrição e um aplicativo móvel para eventos, garantindo um alto nível de personalização para os 450 participantes, cada um com sua própria agenda personalizada.

O objetivo era criar uma experiência sem papel para os participantes antes e durante o evento, permitindo-lhes acessar sua agenda personalizada através do aplicativo, bem como informações detalhadas relacionadas ao local, acomodação e viagem. Isto é para garantir que os participantes de primeira viagem e os não familiarizados com o destino tivessem um único ponto de contato na palma de sua mão.

Desafio

Como cada um dos 450 participantes tinha sua própria programação personalizada para o evento de vendas nacional de quatro dias, desde sessões plenárias a workshops e reuniões individuais, foi fundamental conseguir a adesão dos participantes para garantir seu sucesso e atender às exigências do cliente.

Com um curto prazo de três dias, a equipe de Operações de Gestão de Atendimento e Web da CWT Meetings & Events teve que concentrar todos os seus esforços na criação da solução simplificada necessária.

Solução

A CWT Meetings & Events criou um aplicativo para eventos personalizado usando a tecnologia CrowdCompass da Cvent.

As informações dos participantes coletadas no site de inscrição do evento foram utilizadas para inicialmente pré-popular o aplicativo, com os participantes enviando um link de e-mail para baixar o aplicativo antes do início da reunião de vendas.

O aplicativo configurou as 609 sessões possíveis do evento para garantir que cada participante recebesse sua agenda personalizada e informações sobre a viagem até a reunião, um mapa dos vários andares do local e suas acomodações.

A impressão do nome no local e o check-in foram integrados ao site de registro usando a plataforma OnArrival do Cvent, com os participantes automaticamente marcados como atendidos no relatório uma vez que fizeram o check-in em um quiosque dedicado.

Marco Ogsimer, Gerente, Web & Attendee Management Operations for CWT Meetings & Events, supervisionou o bom funcionamento da implementação do aplicativo durante os quatro dias do evento, garantindo que os participantes estivessem confiantes no uso da tecnologia, enquanto a equipe de suporte estava à disposição para solucionar problemas para qualquer pessoa que precisasse de assistência.

Resultados

A reunião recebeu resultados extremamente positivos da pesquisa de satisfação, com o cliente farmacêutico confirmando seus planos de utilizar a mesma tecnologia para sua próxima cúpula no mês seguinte.

Ao integrar o site de inscrição com o aplicativo móvel do evento, os participantes receberam uma experiência mais perfeita, e o cliente pôde cumprir seu objetivo de fornecer um horário personalizado e simples de usar para cada participante.

A pesquisa pós-evento no aplicativo deu uma média de 4,2 em uma escala de classificação de 5, enquanto o "processo fácil e sem problemas de check-in e impressão de crachás de identificação" recebeu uma classificação de 4,8. Marco Ogsimer disse: "O feedback dos participantes disse que o aplicativo era fácil de baixar, e fácil de usar para se locomover".

Quick facts

  • A pesquisa pós-evento no aplicativo deu uma média de 4,2 em uma escala de classificação de 5
  • Feedback extremamente positivo
  • Cliente confirmou planos para trabalhar novamente com a CWT Meetings & Events

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