Estudo de caso

Excelência em consultoria de gestão estratégica de eventos

 

CWT

Segmento: Conglomerado multinacional

Serviço: Consultoria de gestão estratégica para uma empresa global

Local: Global

Objetivo

A CWT Meetings & Events foi contratada para desenvolver uma estratégia para uma empresa global de shared services de eventos. Nosso cliente, que faz parte de um conglomerado multinacional cuja situação financeira é delicada, estava sofrendo mudanças internas e reestruturações significativas.

Desafio

A área de reuniões e eventos da empresa foi descentralizada com planejamentos diferentes, inúmeros processos e várias instâncias de tecnologias. Os desafios levaram a uma recomendação inicial referente ao desenvolvimento de uma lógica comercial consolidada e sustentável para a gestão estratégica de eventos, além de opções para modelos de financiamento viáveis que contribuiriam para a infraestrutura atual. Além disso, possibilitaria uma implementação quase neutra em termos de custo e um design organizacional eficiente. Sem uma política de eventos vigente, a nossa recomendação foi desenvolver uma política global alinhada ao ambiente atual e à cultura da empresa.

Solução

Realizamos um workshop sobre gestão estratégica de eventos com a principal equipe do cliente, que resultou em recomendações para realizarmos um excelente programa. Esse processo incluiu o design do conceito e a estrutura organizacional necessários para implementação global, além de recomendações de KPIs a fim de medir a eficiência e a maturidade do programa. Nossa abordagem também incluiu um estudo comparativo entre a situação do cliente e os melhores programas de gestão estratégica de eventos de outras empresas semelhantes.

Elaboramos um business case detalhado para identificar as possíveis áreas de economia que seriam geradas por um programa de gestão estratégica de eventos robusto. O business case destacou o status atual dos eventos, os custos potenciais e o ROI nos primeiros três anos de implementação, baseado nos níveis de adoção tangíveis.

Nosso business case propôs uma estrutura inovadora para a empresa do cliente. Queríamos assegurar que os benefícios do programa fossem comunicados de forma eficiente às partes interessadas e aumentassem os níveis de adoção que considerávamos tangíveis.

Ao final da nossa consultoria, esse excelente business case foi apresentado à liderança sênior e a implementação da gestão estratégica de eventos global foi aprovada rapidamente.

Resultados

Nosso business case apresentou claramente uma estratégia e uma visão de futuro, suportado por melhores práticas, objetivos de adoção, resultados específicos, economias previstas e ROI que seria gerado ao implementar a gestão estratégica de eventos. Outros resultados significativos incluíram:

  • Estratégia de business intelligence, incluindo otimização da tecnologia e da análise de dados
  • Política global de reuniões e eventos, incluindo uma estratégia de soluções de pagamento para promover a conformidade
  • Processos aperfeiçoados para promover a excelência operacional

O que fez com que a consultoria da CWT M&E fosse um sucesso? Uma solução personalizada que atendeu às necessidades específicas da empresa, incluindo a sua cultura e ritmo.

Até o momento

Desde o lançamento do seu programa de gestão estratégica de eventos, o nosso cliente já realizou o seguinte:

  • Consolidou várias tecnologias de eventos
  • Implementou o design organizacional recomendado em nosso business case para obter uma escalabilidade otimizada e atingir a excelência na entrega de serviços
  • Inseriu a política global de eventos em toda a empresa, com métricas para promover a adoção e a conformidade
  • Teve uma economia superior a US$ 200 mil nos primeiros seis meses de implementação
  • Detectou aumentos constantes de dois dígitos na adoção, incluindo novos solicitantes de reuniões e eventos

Quick facts

  • Estratégia global de gestão estratégica de eventos aprovada rapidamente pela equipe de liderança sênior
  • Economia superior a US$ 200 mil nos primeiros seis meses de implementação
  • Consolidação de diversas tecnologias

Uma nova e ilimitada era no universo dos eventos

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