Case Study

En resa till Förenade Arabemiraten i stil med en saga i ”Tusen och en natt”

 

CWT

Bransch: Olja och gas

Tjänst: End to end-administration av en incentiveresa för TOTALs kunder

Plats: Förenade Arabemiraten

Målsättning

Oljebolaget TOTAL beställde en incentivresa för de bästa licensinnehavande reparationsgaragen i en känd fransk bilkedja till en exotisk destination.

Målet var att skapa en incentivresa och minnen för hela livet. Det främsta målet var att inspirera och tacka dem som klarat sig bäst runtom i Frankrike och att bjuda dem på massor med skoj och sol.

Resan omfattade ett antal skojiga aktiviteter och ”carpe diem” möjligheter för deltagarna och deras gäster. Också vissa specialäventyr att roa sig med under resan ingick.

Utmaning

Ett lämpligt resmål är alltid basen för en spännande incentivresa. TOTAL föreslog två alternativ, Dubai och Abu Dhabi, där vad som helst kan hända med en viss budget.

Så fort destinationen slagits fast började CWT M&E-teamet jobba för att planera ett program utan like, att få alla deltagarna att kippa efter andan så fort de steg av planet. Teamet arrangerade en specialapp för att säkra det att deltagarkommunikationen och -administrationen var enkel nog för att de kunde fokusera på deras ”once in a lifetime” resa.

Lösning

Som en del av äventyret valde teamet ett antal ”must see” ställen för deltagarna, med bl.a. en tripp till den vita marmormoskén Sheikh Zayed, känd för sina fler än tusen pelare och spektakulära och fina interiörer. Därtill ingick ett internationell känt Louvre Museum med konst av kända artister från olika delar av världen. De kreativaste deltagarna kunde bekanta sig närmare med handmålad lokal konst. Någonting man inte glömmer i första taget!

Ett besök i Ferrari World temaparken gav de fartfascinerade en möjlighet att hoppa på den smått ikoniska berg- och dalbanan, Fiorano GT Challenge, och besöket på utställningen med historiska och racerbilar utgjorde en del av programmet.

Det som emellertid stal showen var de gula sanddynerna i Dubais öken tack vare den mjuka bomullsliknande texturen, kilometervis med sandlandskap och tillfället att se en gyllene solnedgång. Och dagen rundades av med middag och party i ett beduinläger, i sann mellanösternstil.

Deltagarna hade tillfälle att uppleva en spektakulär show som skapats av den ikoniska kabaréns grundare. Den får t.o.m. den som tycker sig ha sett det mesta att häpna. Scenen var en stor swimming pool med mer än två miljoner liter vatten. Under föreställningen fylldes och tömdes poolen flera gånger i några få sekunder, beroende på showens behov. För artisterna och akrobaterna krävdes den mest avancerade teknologin och tekniken – gruppen var närmast andlös under showen.

Även om alla exkursioner och aktiviteter var synnerligen noggrant planerade bröt en kraftig sandstorm ut i staden den dag då gruppen skulle få se Dubai från hydroplan. CWT M&E kunde emellertid arrangera ett alternativt program på rekordtid.

TOTAL gav ett synnerligen högt vitsord för den ansvarsfullhet och rådighet som CWT Meetings & Events- teamet visade då man kunde erbjuda en alternativ aktivitet som man anpassade att motsvara gästernas olika profiler och smaker.

CWT M&E erbjöd en registreringssida där man kunde administrera resans detaljer och som stod för information på förhand. Det var första gången TOTAL hade använt ett avancerat redskap som underlättade informationen, deltagarregistreringen och insamlandet av data från gästerna. De här nyttorna innebar att volymen av olika formaliteter, telefonsamtal och e-mails som handhades av teamet minskade avsevärt.

Tack vare webbsidan kunde resenärerna ty sig till en pålitlig informationskälla för att klara av de frågor och problem man stötte på. Med beaktande av ett antal gästers mer traditionella profil var all information inte lagd in på online-plattformen. De som ville få speciell assistans eller önskade personlig handledning kunde kontakta TOTAL direkt och också medarbetarna hos CWT Meetings & Events.

För båda företagen utgjorde deltagarnas belåtenhet och välmående de viktigaste faktorerna. Med beaktande av de valda hotellens smått avvikande planering – med en reception på 30 våningen - ställde CWT M&E upp tre hospitalityreceptioner på centrala platser i hotellet under hela resan, med fortsatt information och assistans från CWT:s på platsvarande medarbetare.

Resultaten av de här lösningarna noterades i frågeformuläret för slutlig bedömning. Resans organisering, den fina servicen och den fart med vilken de olika frågorna reddes ut, var de högst bedömda faktorerna under resan. Och man glömde inte heller den stora variationen av aktiviteter, valet av spektakulära hotell och restaurangernas höga kvalitet.

Resultat

  • Deltagarna hade en positiv upplevelse tack vare en registreringssida med information om destinationen, tidtabeller och aktiviteter.
  • TOTAL var imponerad av CWR M&E:s insatser och kunskaper i att organisera de fina, oförglömliga tillställningarna.

VI ÖPPNAR UPP FÖR NYA MÖJLIGHETER INOM MÖTEN OCH EVENTS

För mer information, kontakta oss idag.

Kontakta oss.