Kunden som är en av världens största leverantörer av kapitalvaror erbjuder en årlig incentiveresa till sitt återförsäljarnätverk. CWT Meetings & Events valdes som partner för att planera och genomföra programmet för dessa toppsäljare. De huvudsakliga målen var att:
CWT M & E hade endast tre veckor på sig från avtal till genomförande. Trots det tog man sig an utmaningen att skapa ett spännande incentive för 37, relativt olika deltagare. Kunden ville belöna dem med en paus i Thailand där de skulle få njuta av ett 5-stjärnigt boende, traditionell mat samt aktiviteter varje dag.
CWT M&E identifierade de bästa flygalternativen för att ta deltagarna från UK och Irland till Bangkok och därifrån till Koh Samui. Då priserna steg under den korta tiden innan bokningen var gjord, sökte CWT M&E:s account manager Chris och hans team proaktivt kostnadsbesparingar på andra håll för att därmed säkra en totalkostnad inom budgetramen. Självklart utan att man för den sakens skull tvingades göra kompromisser i programkvaliteten.
“Då flygpriserna steg gick vi ännu en gång igenom login och använde vår globala räckvidd och våra leverantörsrelationer för att se oss om efter andra hotell som kunde erbjuda samma servicenivå och upplevelse men där vi kunde förhandla oss fram till ett bättre pris,” förklarar Chris.
Incentiveprogrammet krävde två hotell, ett i Bangkok i början och slutet av vistelsen och ett annat på den tropiska ön Koh Samui under flera dagar där emellan. Account managern förhandlade med båda hotellen och säkrade totala besparingar på ca 25 procent.
Ett spännande och kulturellt program togs fram av Sarah med en extra dag i Bangkok som lades till på begäran av kunden. I upplevelsen ingick bl.a. måltider på ett antal lokala restauranger, tempelbesök, en elefantridning, simning i ett vattenfall, paddling, thaimassage, matlagning, boxningsträning, traditionella dansare och musiker och en spektakulär galamiddag samt ett beachparty.
Sarah var mån om att deltagarna skulle få ut mest möjliga av sitt program och samtidigt ha gott om fritid för att upptäcka på egen hand, vila och njuta av den fina stranden.
Chris lägger till att “Vår lokala kunskap gjorde att vi kunde välja restauranger som tidigare givit våra kunder fin service och som kanske inte tillhörde de mest exploaterade. ”
Kunden firade sina gästers säljframgångar under galamiddagen som arrangerades i hotellets park och som bland annat bjöd på traditionell thaiunderhållning.
Efter middagen flyttade sig gästerna till stranden där de satt i saccosäckar och tittade på elddansare till högljudd club musik. Därefter fick var och en släppa sin egen papperslykta mot himlen och återvände sen till hotellet för en ett stort party och dans till DJ.
T.o.m. ett perfekt planerat event kan stöta på missöden, men Sarah reagerade snabbt på den plötsliga och dramatiska väderförändringen. Gruppen var på en bergssafari då ett starkt regn blåste in och gjorde att vissa vägar stängdes. Sarah justerade snabbt i planen och dirigerade upp deltagarna på fordonens tak för fotografering, varefter man flyttade sig till en lokal restaurang. Deltagarna påstod efteråt, att risken för att fastna i gyttjan gjorde äventyret än mer spännande!
“Sarah integrerade sig i gruppen och blev en av oss, men behöll sitt tydliga ledarskap – hon var helt enkelt fantastisk. Jag har deltagit i resor där jag har tvingats ha daglig kontakt med de olika leverantörerna men i det här fallet hade teamet konstant kontakt med lokala representanter så det fanns inget att bekymra sig om. Allt gick som en dröm. Jag kan inte tänka mig bättre representanter.”
Den konkreta nyttan för Joseph var att han kunde koncentrera sig på gästerna för att stärka de specifika relationerna.
Joseph var imponerad av hur snabbt och effektivt Sarah hanterade alla sista minuten förfrågningar. Joseph tillägger: “Det här är den typen av agent som jag alltid vill jobba med. Jag vill jobba tillsammans med CWT M&E på nytt.”
Vad gäller ROI så hade deltagarna redan innan förtjänat sin plats men de har dessutom ytterligare förbättrat sina prestationer efter hemkomsten.
Joseph sammanfattar: “Resan fick våra återförsäljare att känna en tajtare samhörighet med vårt företag än någonsin tidigare – de jobbar nu ännu bättre och är de allra bästa i sin kategori.”
“Platsen och arrangemangen var fantastiska. Jag har jobbat med många olika företag och det här var min bästa upplevelse någonsin. Allt var perfekt organiserat från början till slut – vilket var rätt imponerande för en resa på 24 000 mil tur och retur.”
För mer information, kontakta oss idag.