Case Study

Högklassig konsulthjälp med en SMM-strategi

 

CWT

Bransch: Multinationellt konglomerat

Tjänst: Att erbjuda SMM-konsultering för att ta fram en global strategi och ram för möten och events

Location: Global

Målsättning

CWT Meetings & Events togs in för att ta fram en strategi och ram för en global mötes- och eventsorganisation. Vår kund är en del av ett större multinationellt konglomerat som befinner sig i en svår finansiell situation och höll på att genomföra en stor intern omorganisering.

Utmaning

Organisationens mötes- och eventsfunktion höll på att decentraliseras; spridda grupper för planering av möten, ett stort antal olika processer för outsourcing och planering samt många iblandade parter i företagets mötesteknologi. Alla dessa utmaningar ledde till en första rekommendation att utveckla en stark och hållbar grund för SMM samt genomförbara finansieringsmodeller som kunde stötta den nuvarande infrastrukturen. Den skulle också möjliggöra för en , i det närmaste, kostnadsneutral implementering och en effektiv organisationsstruktur. Då det inte fanns en dedikerad mötespolicy på plats var vår rekommendation att ta fram en global policy som tog hänsyn till företagets nuvarande omständigheter och dess kultur.

Lösning

Vi arrangerade en SMM-strategiworkshop med kunden, som ledde till rekommendationen att skapa det bästa SMM-program marknaden någonsin sett. I det ingick konceptdesign och organisationsstruktur för global implementering samt rekommendationer för KPI’s för att kunna mäta programmets effektivitet och mognad. I vårt angreppssätt ingick också en benchmarking av kundens situation i förhållande till de bästa SMM-programmen hos andra liknande organisationer.

Vi utvecklade ett uttömmande businesscase för att kunna identifiera de områden där man kunde finna besparingar tack vare själva SMM-programet. Business caset koncentrerade sig på den nuvarande situationen för möten och även potentiella kostnader och ROI under första tre åren under implementeringen. Det baserade sig på klart realistiska mål.

Vårt business case gav en innovativ riktlinje och ram för kundens organisation och vi ville säkra att programmets nyttor kunde kommuniceras effektivt till intressenterna och därmed öka den adaptionsnivå vi visste att man kan nå. Detta ledde till att man tog i bruk ett globalt möteskort som syftade till att driva på programmet och säkerställa policyefterlevnad.

Mot slutet av vårt konsultuppdrag presenterades detta case för den högsta ledningen och ledde till ett snabbt godkännande för genomförandet och implementeringen av ett globalt SMM-koncept.

Resultat

Vårt business case gav en tydlig strategi och vision för framtiden. Vi backade upp den med best practices, adaptionsmål, förväntade kostnadsbesparingar samt det ROI-resultat ett globalt genomförande av SMM kunde erbjuda organisationen. Övriga betydande resultat var:

  • En strategi för business intelligence, inkl. optimering av teknologi och dataanalys
  • En global M & E-policy, inkl. en strategi för betalningslösningar
  • Konsekventa processer och SOP-procedurer som förbättrar den operativa kvaliteten

Vad var det som gjorde CWT M & E-uppdraget så lyckat? Vi erbjöd en kundanpassade lösning som skräddarsyddes för organisationens behov, inkl. dess företagskultur och snabbrörlighet.

Fram till idag

Sedan lanseringen av SMM-programmet har vår kund:

  • Konsoliderat sina många instanser för mötesteknologi till en enda 
  • Tagit i bruk den organisationsmodellen som vi föreslog för att nå en optimerad skalbarhet och kvalitet i sina tjänster
  • Introducerat en global mötespolicy i hela organisationen med en logik som stöttar adaptionen och policyn
  • Nått mer än 200 000 USD i kostnadsbesparingar under de första 6 månaderna av implementering
  • Har hela tiden nått tvåsiffriga ökningar i adaptionen, inkl. ny efterfrågan för möten

Snabba fakta

  • Den högsta ledningen godkände snabbt den globala SMM-strategin
  • Inbesparingarna under implementeringens första 6 månader över 200 000 USD
  • Konsolideringen av ett flertal mötesteknologier till en enda

Vi öppnar upp för nya möjligheter inom möten och events

För mer information, kontakta oss idag.

Lär dig mer