skip navigation

Case Study

Så här ökar man inbesparingarna och effektiviteten med hjälp av en dubbelkonferens

 

CWT

Bransch: Finans

Tjänst: Europeiska marknadsforum och global försäljning kick-off

Plats: Budapest, Ungern

Målsättning

Som en följd av en fusion ville ett företag inom bankprogramvara informera om sin nya strategi och sitt produktbudskap till sina centrala målgrupper. Allra först ville kunden nå 300 nya kunder runtom i Europa för att driva försäljningen av den nyligen lanserade produkten. För det andra ville de dela den samma strategin med sina 400 medlemmar i det globala säljteamet, ge säljträning och informera om belöningsprogrammet för de kommande åren för att motivera säljarna att sälja mer.

Utmaning

Företaget valde CWT Meetings & Events att producera de här två exceptionella eventen. Bägge två förutsatte keynote- och breakout-sessioner, utställningsutrymmen och möjlighet till networking med programföretagets ledning. Brief för eventet var att leverera en minnesvärd, oklanderlig deltagarupplevelse med hög produktionsstandard och 5-stjärnig service.

CWT Meetings & Events-teamet erbjöd en helhetslösning och svarade för hela programmet. I tjänsterna ingick valet av plats för eventet, kontraktering, deltagar- och betalningsadministration, produktion av eventet, framtagandet av innehåll, galamiddagar och tillställningarna på plats. Allt detta erbjöds med en enda kontaktpunkt för kunden – hela processen blev mycket enkel.

Lösning

Teamets lösning var ett dubbelevent där kundeventet hölls från lunchtid på måndag till lunchtid på onsdag. Säljmedarbetarnas event hölls från lunchtid på onsdag till sent på fredag eftermiddag. Man gjorde det här för att kunna förbättra kundens egen stabs effekt; de var med om bägge eventen - och för att slå samman kostnaderna hos de lokala leverantörerna med ökad inbesparing.

Efter en rigorös sökprocess i ett dussin europeiska destinationer valde man det historiska 5-stjärniga Corinthia Hotel i Budapest som plats för eventet.
”Det fortsatta leverantörsamarbetet och vår globala upphandlingsstyrka ger oss möjlighet att förhandla oss fram till bättre priser och rabatter jämfört med det att kunden kontaktar direkt”, sade CWT Meetings & Events account manager.

CWT M&E stod för ett specialiserat program för deltagaradministration som möjliggjorde att bägge deltagargrupperna kunde registrera sig för eventet och login. Det gav deltagarna också möjlighet att välja de sessioner de ville och slå fast tidtabeller för möten med värdföretagets ledning. På plats hade deltagarna tillgång till den senaste webbapplikationsteknologin med detaljer gällande agendan, sponsorerna och networkingtillfällena. En specialgäst - en före detta officer i säkerhetstjänsten – inbjöds att hålla ett motivationstal för alla deltagarna.

En klanderfri produktion av eventet, från belysning till design, säkrade att presentationerna företagets CEO gav kunde kommuniceras klart och koncist. Sponsorerna fanns på plats för att säkra nya leads då det gällde partnerskap med programföretaget. Kunderna kände sig högt uppskattade med hjälp av en inbjudan till närliggande tågmuseum för en informell kvällsmottagning som påminde om en ungersk marknad, med lokalt öl, vin och program.

Då det lyckade kundeventet närmade sig sitt slut drev CWT Meetings & Events med flit upp tempot för att sparka igång det globala säljeventet. De bästa möjliga tillgångarna då det gällde själva produktionen inklusive iscensättningen och högklassig audiovisuell utrustning säkrade att företagsledningen kunde presentera olika strategier och känna igen framgången inom hela sitt team. En interaktiv säljövning samlade kolleger i team från olika länder att förbättra nätverksverksamheten.

Den största succén utgjorde en galamiddag som planerats kreativt av CWT M & E-teamet med en Harry Potter-upplevelse. Den gick också av stapeln i järnvägsmuseet – med t.o.m. ett Hogwarts Express-tåg – där de årliga vinnarna i incentivetävlingen presenterades och belönades.

Resultat

Mer än 800 kunder och försäljare var med om eventet. Responsen från säljteamen uppvisade fantastiskt fina resultat för produktkunskapen efter skolningen och det var många som kommenterade att den var deras favorit under hela tillställningen.

“Kunden var mycket nöjd med att bägge eventen sköttes fint och att upplevelsen för kunderna och medarbetarna var av högsta kvalitet; detta frigjorde kundens resurser att koncentrera sig på att presentera sina egna meddelanden åt deltagarna”, sade CWT:s M&E account manager.

Under planeringsprocessen ville man nå inbesparingar i budgeten. CWT Meetings & Events kunde erbjuda den kvalitetsmässiga upplevelsen man önskade med en budgetreduktion på 12 procent. Och därtill kunde man säkra, genom att undvika kostnader och med hjälp av förhandlingar, en inbesparing om 18 procent i den totala kostnaden. Inbesparingarna var 130 procent av administrationskostnaderna för projektets genomförande.

Snabba fakta:

  • Deltagarantalet var högre än vad man förväntat sig.
  • 88 procent av deltagarna bedömde eventupplevelsen som utmärkt eller god och 90 procent sade att de kommer att delta också nästa år.
  • Antalet av de uppsatta målen för sales leads från eventet överskreds
  • Budgeten var 12 procent lägre
  • Inbesparingarna var 130 procent av administrationskostnaderna för projektets genomförande.

VI ÖPPNAR UPP FÖR NYA MÖJLIGHETER INOM MÖTEN OCH EVENTS

För mer information, kontakta oss idag.! 

Kontakta oss