Case Study

Partnerskap när det är som bäst

 

CWT

Bransch: Restaurangkoncept

Tjänst: Koordinering av flyg-, tåg- och biltransporter för 4 600 personer till en årlig konferens

Plats: Orlando

Målsättning

CWT Meetings & Events samarbetade med ett känt restaurangföretag för att erbjuda ett komplett transportpaket till deras årliga konferens i Orlando. Eventet var avsett för alla franchisingtagare samt medarbetare inom dotterbolagen.

Kravställning

  • Ett end-to-end mötes- och eventföretag som har de resurser som krävs för en välorganiserad deltagarupplevelse
  • Flexibilitet att möta deltagarnas individuella krav, så som förlängd vistelse och extra aktiviteter
  • En budget som inkluderade hela programmet
  • En öppen och serviceinriktad kultur

Utmaning

Kunden hade ett starkt samarbete med ett specifikt flygbolag som erbjöd, de som bokade direkt hos dem, speciella förmåner. Vi var därför tvungna att bygga upp en process där vi först kontaktade detta specifika bolag istället för våra egna prioriterade partners.

Det gällde också för oss att säkra att våra resetjänster var kompatibla med deras andra leverantör av reselogistik.

Lösning:

Genom att dra nytta av vår kunskap och våra etablerade processer men också tack vare rätt person på rätt plats, lyckades vi uppnå en betydande minskning av leveranstiderna. Vi tog fram ett lyckat program genom att:

  • Erbjuda ett dedikerat team för just detta event
  • Säkerställa att planeringen och programmet hölls kostnadseffektivt genom att:
    • Utnyttja bokningsteamens kunskaper i block- och charterhantering och erbjuda individuella bokningar och gruppbokningar i de städer där det fanns ett större antal deltagare
    • Hantera sju charterflyg (från det flygbolaget som kunden valt) på ut- och återresan mellan företagets hemstad och Orlando
    • Använda den prioriterade leverantören då det var möjligt för att på så vis åtfölja kundens resepolicy; detta gav ytterligare inbesparingar i reskostnaderna
  • Vi koordinerade vår teknologi med den teknologi som erbjöds av deras andra leverantör för att kunna säkerställa att våra tjänster var kompatibla och därmed undvika komplicerade och onödig situationer

Resultat

Genom att integrera deras företagskultur och värderingar med våra tjänster och genom att erbjuda en effektiv och kostnadsmedveten service kunde vi förnya vårt avtal. Detta visar hur våra tjänster, och därmed vårt partnerskap, kan anpassas inom en bransch som befinner sig i konstant förändring.

  • Vi överträffade det på förhand överenskomna SLA-avtalet gällande leveranstider
  • Vi erbjöd tjänster till ett lägre pris jämfört med det tidigare reseadministrationsföretaget och underskred budgetprognosen
  • Vi erbjöd en flexibel och problemfri deltagarupplevelse
  • Vi fick fin respons beträffande det dedikerade CWT M & E teamet som tog hand om de individuella deltagarbehoven. De lyckades reflektera den personifierade kundservicen kundens restauranger är kända för

Snabba fakta

  • Budget om 3 miljoner USD
  • 4 600 deltagare
  • Flyg-, tåg- och biltransporter från olika platser

 


“CWT:s gruppflygteam hanterade varje resenär och alla unika situationer utomordentligt professionellt. Det var ett nöje att jobba med CWT och våra deltagare är mycket nöjda.”

Vi öppnar upp för nya möjligheter inom möten och events

För mer information, kontakta oss idag.

Lär dig mer