Case Study

Förändrings- och innovationstävling i Barcelon

 

CWT

Bransch: Bilindustri

Tjänst: Flyg, logi och program för ett fem dagars event, med 255 deltagare

Plats: Barcelona

Målsättning

En internationell biltillverkare bad oss på CWT Meetings & Events att planera och genomföra deras årliga ” ”Förändrings- och innovationstävling”. Som start skulle eventet omfatta finalen i ett globalt initiativ och de kandidater som presenterat de mest framgångsrika förslagen skulle därefter bjudas in till en exklusiv prisceremoni. Man bad CWT M & E att ta hand on flyg, övrig transport, destinationsupphandlingen och catering.

Utmaning

Konceptet hade ett antal strikta krav. Destinationen och platsen skulle skapa en ”wow-effekt” och möta väldigt speciella önskemål från kunden. Det fanns också behov av särskilda faciliteter för att husera utrustning som transporterats dit från olika länder runtom i världen. Därtill behövde man stora konferensrum och även andra större utrymmen. Den europeiska finalen skulle hållas de två första dagarna och de som inte gick vidare skulle flyga hem medan finalisterna stannade. Det skulle vara enkelt och smidigt att ta sig till destinantionen från olika delar av världen, samtidigt som man skulle hålla sig inom ramen för en relativt stram budget om ca 200 000 euro för 255 deltagare.

Lösning

CWT M & E valde ett 4-stjärnigt hotell med ett konferenscenter, 100 km sydväst om Barcelona. Hotellet hade också en temapark som motsvarade kraven om en extraordinär plats men ändå inom ramen för kundens budget. Deltagarna fick exklusivt tillträde till parken utanför de officiella öppettiderna samt att vi använde parken för kvällstillställningarna, mingel och välkomsteventet. Den globala finalen hölls också i temaparkens Beach Club.

Resultat

Deltagarna var överförtjusta i hela inramningen, allt från platsen till de visuella effekterna på scenen. Finalen kulminerade i ett fantastiskt firande av det vinnande teamet. Kunden uppskattade verkligen den exklusiva platsen och möjligheten att arrangera en kreativ öppningsceremoni och sprakande festkväll. De var också nöjda över att budgeten höll. Det professionella och effektiva arbetet som CWT Meetings & Events utförde säkerställde på ett elegant sätt, att planeringen och genomförandet uppfyllde alla de krav som kunden hade. Tack vare CWT:s förhandlingsförmåga och marknadsposition nådde man dessutom märkbara besparingar på 28 % i jämförelse med hotellets ursprungliga offert.

Kundens feedback var oerhört bra. Den visade att CWT M & E kan leverera kreativa, häpnadsväckande lösningar – även med en snäv budget.

Snabba fakta

  • En budget på 203 000 euro
  • 28 % besparingar i jämförelse med de initiala rumspriserna
  • Researrangemang för 250 deltagare från olika platser globalt

 


“Tack vare CWT Meetings & Events professionalism kunde vi ro i hamn planeringen av detta oerhört komplexa event.”

Vi öppnar upp för nya möjligheter inom möten och events

För mer information, kontakta oss idag.

Lär dig mer