Case Study

Varför inte addera lite karibisk twist till en redan kvalitativ konferens

 

 

CWT

Bransch: Bilindustri

Tjänst: End-to-end-hantering av årlig konferens för ett biluthyrningsföretag

Plats: Dominikanska republiken

Mål

Ett ledande biluthyrningsföretag ville skaka om sin årliga konferens för sina återförsäljare i Latinamerika och Karibien (LAC). CWT Meetings & Events hade tillhandahållit en helhetslösning av koncernens årliga konferenser för återförsäljare inom EMEA i flera år; i detta ingick att man organiserat om formatet från separata events till ett större gemensamt. Efter detta utsåg företaget, CWT M&E att ta hand om den gemensamma konferensen i LAC och i och med det skapa en sammanslagen, fyra dagars konferens för 150 delegater. Målet för den årliga konferensen var att samla återförsäljarna till ett möte med högsta ledningen, dela med sig av erfarenheter, diskutera målsättningar, belöna prestationer och upparbeta en starkare teamkänsla.

Utmaning

LAC-konferensens kvalitet skulle minst motsvara de events som tidigare hållits inom EMEA. Detta innebar att man ville höja standarden på konferensupplevelsen för att verkligen säkra ROI.

Lösning

Den perfekta konferensupplevelsen hade sitt avstamp i ett mycket lyckat val av plats för eventet. Pluspoäng för konferensfaciliteterna – den huvudsakliga eventytan, mötesrummen och kontorsutrymmena som länkades samman via ett centralt mingelutrymme. För att säkerställa en felfri deltagarupplevelse använde CWT M&E en tillförlitlig webbplats för registrering och tillhandahöll on-site-support under hela konferensen. Registreringssidan omfattade även en länk till en annan webbplats där delegaterna kunde boka sina egna rum för vistelsen. CWT M&E stod också för AV och iscensättning. AV-experter från UK arbetade tillsammans med lokal personal för att bygga upp det hela och för att använda den lokala utrustningen som redan fanns.

Konferensen arrangerades på ett all-inclusive hotell så det fanns inget behov av att flytta sig från området för middag. Man valde en restaurang/nattklubb som kunde erbjuda buffetmåltid. För att hålla nere kostnaderna rekommenderade vi deltagarna att samåka i de fall som det var möjligt.

Det krävdes en del strategisk planering för att, på ett lyckat sätt, sammanföra företagets två återförsäljargrupper med två olika varumärken. Den första dagen ordnade man ett avslappnat drinkmingel som gav deltagarna tillfälle att umgås med varandra och med företagsledningen. Till middagen såg CWT till att på ett kreativt sätt blanda delegater från olika länder vid borden.

Företagsidentiteten stärktes av små detaljer som tex.

  • Teambuilding-aktiviteter med god stämning
  • Dekorering av baren med företagtes färger och loggor
  • En jättelik sandstaty med företagets logga belystes under ett strandparty och användes på nytt under team-buildingen
  • Artister som utförde LED ljusshow under middagen med företagets logga som display

Resultat

Genom att arbeta tätt tillsammans med kunden och de utvalda leverantörerna kunde CWT M&E genomföra den sammanslagna konferensen på ett lyckat sätt för LAC-regionen. Den trygga relationen mellan kunden och CWT M&E gjorde att de litade helt och fullt på att vi skulle kunna leverera en enastående konferens inom budgetramen.

  • Deltagna fick ta del av en en perefekt upplevelse tack vare en tillförlitlig registreringssite, on-site-support och flexibel logistik
  • CWT M&E drog nytta av sin lokala kännedom för att välja rätt plats för konferensen; som bidrog till att höja kvaliteten på konferensen som helhet
  • Varumärkeskännedom skapades med bl.a. spektakulära visuella element, mingel mellan deltagarna samt team-building-aktiviteter.

Viktiga data

  • End-to-end hantering av konferensen
  • 150 personer från olika städer och länder
  • Kunden gjorde ett återköp och planerar sin nästa konferens med oss

 


“Med anledning av att den här konferensens blev så lyckad så har vi redan börjat leta efter den perfekta platsen för nästa års event som ska hållas i Miami,” säger Sarah.

Vi öppnar upp för nya möjligheter inom möten och events

För mer information, kontakta oss idag.

Lär dig mer