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Eventos más seguros con una certificación mejorada para la gestión de riesgos de Covid-19

Estudio de caso

Industria: Servicios de consultoría

Servicio: Diseño de eventos virtuales,
gestión de protocolos de seguridad,
reducción de la huella de carbono

Ubicación: Italia

El objetivo

Tras unos meses de trabajo a distancia debido a la pandemia, un cliente se puso en contacto para organizar un evento en directo en cuanto las restricciones locales lo permitieran. Su equipo de ventas llevaba demasiado tiempo separado. El cliente quería planificar una conferencia de ventas interna de un día para presentar los nuevos productos, la facturación y los próximos planes.

Con 100 empleados de ventas que debían volver a comprometerse y nuevos productos que poner en el punto de mira, el evento también necesitaba una sólida identidad visual y un atractivo plan de comunicación de principio a fin.

El desafío

Con pocos indicios de que los eventos en directo fueran una posibilidad, CWT convenció al cliente de que la opción virtual sería la mejor y más segura. Tras aceptar, el cliente pidió que se mantuvieran los costes bajos y que los nueve ponentes se presentaran en directo desde una ubicación central. También solicitó apoyo y mejores prácticas para evitar los riesgos de infecciones por Covid-19.

Hemos seleccionado este evento como el primero en recibir una nueva certificación ISO tanto para la gestión del riesgo de pandemia como para la gestión sostenible de eventos: ISO 20121. Además de diseñar y gestionar el evento en sí, nuestros equipos tuvieron que impulsar todos los protocolos de seguridad y reducir el impacto sostenible del proyecto para recibir la certificación.

La solución

Con el triple objetivo de diseñar un evento de éxito, reducir su impacto medioambiental y gestionar todos los protocolos de seguridad, nuestros planificadores de eventos empezaron actuando como principal punto de contacto entre el cliente, los ponentes y todos los proveedores.

Tras realizar inspecciones específicas en posibles lugares de la región, rápidamente identificamos la sede del cliente como el lugar más seguro y sostenible para acoger a nueve ponentes, evitando los traslados de muchos a través de largas distancias.

Nuestros diseñadores de eventos hicieron una lluvia de ideas con el cliente para entender mejor sus objetivos, asistentes y expectativas. Quedó claro que, para alcanzar los objetivos del cliente, el evento debía mantenerse en el lado "serio" con sesiones sobre productos y estrategia empresarial. También se requería un buen equilibrio de entretenimiento y positividad, ya que los asistentes estarían separados durante tanto tiempo. Creamos un tema de evento creativo orientado al futuro que se convirtió en la base de todas las comunicaciones, incluidos los elementos visuales digitales y las presentaciones. También preparamos un paquete de atención, con la marca del evento, para enviar a cada asistente con regalos de origen local y un kit de cócteles creativos.

Para cumplir la normativa local de Covid y recibir la certificación, nuestros equipos revisaron los protocolos de cada proveedor, así como los del cliente. Establecimos nuevos formularios y aprobaciones, protocolos in situ para limitar los riesgos de infecciones, como el distanciamiento social, los micrófonos individuales y las microburbujas para evitar la mezcla de grupos diferentes.

Los resultados

Los protocolos se respetaron en todo momento: los oradores mantuvieron distancias fijas en el plató, y nunca hubo más de tres a la vez en el escenario; se siguieron los procedimientos de saneamiento; nuestro personal y el director permanecieron en habitaciones separadas, y las burbujas no se mezclaron. No se registraron infecciones.

Se cumplieron todos los requisitos para recibir la acreditación oficial de evento sostenible y compatible con Covid, una primicia para el cliente y para CWT.

Los ponentes y los asistentes señalaron que la comunicación y la coordinación fueron excelentes. Sus comentarios fueron muy positivos y mencionaron que el formato digital les permitió alcanzar sus objetivos.

Datos clave

  • Recibió una nueva certificación: ISO 20121 para la gestión de riesgos de pandemia y eventos sostenibles
  • No se han notificado infecciones
  • Un 45% de ahorro de costes al pasar a ser virtual

 


"Enhorabuena por la fantástica organización de este EVENTO ÚNICO"
"¡Gracias a todos y enhorabuena por la excelente organización!"
"Aplauso virtual"

Comentarios recibidos de los asistentes

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