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Integración de la tecnología para una experiencia de evento personalizada

Estudio de caso

 

Industria: Farmacéutica

Servicio: Reunión nacional de ventas estreno de la aplicación móvil para eventos

Ubicación: Florida, EE.UU.

El objetivo

Una empresa farmacéutica multinacional que ha trabajado con CWT Meetings & Events desde 2011 quería introducir una aplicación móvil en su reunión nacional de ventas, que se celebrará en Florida en enero de 2020.

El cliente quería una integración perfecta entre su sitio de inscripción y una aplicación móvil para el evento, que garantizara un alto nivel de personalización para los 450 asistentes, cada uno con su propia agenda a medida.

El objetivo era crear una experiencia sin papeles para los asistentes antes y durante el evento, permitiéndoles acceder a su agenda personalizada a través de la aplicación, así como a información detallada sobre el lugar de celebración, el alojamiento y el viaje. De este modo, los asistentes que acudían por primera vez y los que no estaban familiarizados con el destino tenían un único punto de contacto en la palma de su mano.

El desafío

Dado que cada uno de los 450 asistentes tenía su propio programa personalizado para el evento nacional de ventas de cuatro días, que incluía desde sesiones plenarias hasta talleres y reuniones individuales, era fundamental conseguir la aceptación de los participantes para garantizar su éxito y cumplir los requisitos del cliente.

Con un breve plazo de tres días, el equipo de operaciones de gestión de la web y los asistentes de CWT Meetings & Events tuvo que centrar todos sus esfuerzos en crear la solución racionalizada que se necesitaba.

La solución

CWT Meetings & Events creó una aplicación móvil de eventos personalizada utilizando la tecnología CrowdCompass de Cvent.

La información de los asistentes recopilada en el sitio web de registro del evento se utilizó para rellenar inicialmente la aplicación, y los participantes recibieron un enlace por correo electrónico para descargar la aplicación antes del comienzo de la reunión de ventas.

La aplicación configuró las 609 sesiones posibles del evento para garantizar que cada asistente recibiera su agenda personalizada, así como información sobre el viaje a la reunión, un mapa de las múltiples plantas del recinto y su alojamiento.

La impresión de tarjetas de identificación y el registro se integraron en el sitio web de registro mediante la plataforma OnArrival de Cvent, y los asistentes se marcaron automáticamente como asistidos en los informes una vez que se registraron en un quiosco específico.

Marco Ogsimer, Director de Operaciones de Gestión de la Web y de los Asistentes de CWT Meetings & Events, supervisó el buen funcionamiento de la aplicación durante los cuatro días del evento, asegurándose de que los asistentes se sintieran seguros al utilizar la tecnología, mientras que el personal de apoyo estaba a mano para solucionar los problemas de quien necesitara ayuda.

Los resultados

La reunión recibió resultados abrumadoramente positivos en la encuesta de satisfacción, y el cliente farmacéutico confirmó sus planes de utilizar la misma tecnología para su próxima cumbre el mes siguiente.

Al integrar el sitio de inscripción con la aplicación móvil del evento, los asistentes recibieron una experiencia más fluida, y el cliente pudo cumplir su objetivo de ofrecer un programa personalizado y fácil de usar para cada participante.

La encuesta posterior al evento sobre la aplicación dio una media de 4,2 sobre una escala de 5, mientras que el "proceso fácil y sin problemas de registro e impresión de credenciales" recibió una calificación de 4,8. Marco Ogsimer dijo: "Los comentarios de los asistentes dijeron que la aplicación era fácil de descargar, y que les resultaba fácil de usar para desplazarse".

Datos clave

  • La encuesta posterior al evento en la aplicación dio una media de 4,2 en una escala de valoración de 5
  • Comentarios muy positivos
  • El cliente confirmó sus planes de volver a trabajar con CWT Meetings & Events

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