Estudio de Caso

Excelencia en Consultoría Estratégica de SMM

 

CWT

Industria: Grupo multinacional

Servicio: Ofrecer consultoría de SMM para desarrollar una estrategia y un marco global de reuniones y eventos

Ubicación: Global

Objetivo

CWT Meetings & Events se comprometió a desarrollar una estrategia y un marco compartido para organización de servicio de reuniones y eventos a nivel mundial. Nuestro cliente, parte de un grupo multinacional más amplio que enfrentaba complicaciones financieras, experimentó un significativo cambio interno tras una restructuración.

Reto

La función del área de reuniones y eventos de la organización fue descentralizada con diversos grupos de planeación de reuniones, numerosos procesos diferentes para la contratación y planeación y varias instancias de su tecnología de reuniones. Los retos acumulados nos llevaron a una recomendación inicial para el desarrollo de una lógica de negocio sólido y sostenible de SMM, así como algunas opciones para modelos de financiamiento viables que pudieran mantener su infraestructura actual. Esto también permitiría una implementación prácticamente sin costo adicional y un diseño organizacional eficaz. Al no disponer de una política de reuniones, recomendamos elaborar una política global alineada a la atmósfera organización y la cultura empresarial.

Respuesta

Realizamos un taller sobre estrategias de SMM con el equipo principal de nuestro cliente, lo cual dio lugar a recomendaciones para obtener un excelente programa de SMM. Esto incluyó el diseño conceptual y la estructura organizacional para el despliegue mundial, así como recomendaciones para medir la eficiencia y la madurez del programa a través de indicadores clave de desempeño. Nuestro enfoque también incluyó realizar un análisis comparativo de la situación de nuestro cliente con programas de SMM en organizaciones similares.

Elaboramos un caso de negocios completo para identificar áreas de posibles ahorros de costos que produciría un programa sólido de SMM. El caso de negocios resaltó el estado actual de las reuniones, así como posibles costos y el retorno de la inversión durante los primeros tres años de implementación con base en niveles de adopción alcanzables.

Nuestro caso de negocios ofreció un marco innovador para la organización del cliente. Quisimos asegurarnos de que los beneficios del programa se darían a conocer eficientemente a los interesados e impulsarían los niveles de adopción que sabíamos eran alcanzables. Esto llevó al despliegue de tarjetas de reuniones globalmente aceptadas como uno de los motores clave para la auditoría y el cumplimiento de políticas.

Al final de nuestro servicio de consultoría, se presentó este inmejorable caso de negocios ante la alta dirección y ello condujo a la rápida aprobación para el despliegue e implementación global de la SMM.

Resultados

Nuestro caso de negocios formuló claramente una estrategia y visión para el futuro, acentuado por las mejores prácticas, los objetivos de aceptación, resultados específicos de ahorros en costos previstos y retorno de la inversión que el despliegue global de la SMM traería a la organización. Otros resultados significativos incluyeron:

  • Una estrategia de inteligencia empresarial, incluyendo tecnología y optimización de análisis de datos
  • Una política global de eventos y reuniones, incluyendo una estrategia de soluciones de pago para procurar su cumplimiento
  • Procesos optimizados y procedimientos normalizados de trabajo para impulsar la excelencia operativa

¿Qué hace tan exitoso al servicio de consultoría de CWT M&E? Creamos soluciones personalizadas que se ajuste a las necesidades específicas de su organización, incluyendo su cultura empresarial y su preferencia por la velocidad.

A la fecha

Desde el lanzamiento de su programa de SMM, nuestro cliente:

  • Ha combinado varios casos de tecnología de reuniones en una sola
  • Ha implementado el diseño organizacional recomendado en nuestro caso de negocios para lograr una mejor adaptabilidad y excelencia en prestación de servicios
  • Ha introducido la política global de reuniones en toda la organización con medidas que fomentan la adopción y el cumplimiento
  • Ha logrado ahorros de costo de más de $200,000 durante los primeros 6 meses de implementación
  • Ha realizado un seguimiento sistemático de los incrementos de la adopción de dos dígitos, incluyendo nuevos solicitantes de reuniones y reuniones conseguidas

Datos rápidos

  • Aprobación de la estrategia global de SMM expedida por el equipo de alta dirección
  • Más de $200,000 de ahorros en costos durante los primeros 6 meses de implementación
  • Ha concentrado varios casos de tecnología de reuniones en una sola

Posibilidades sin límite para sus eventos y reuniones

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