Estudio de Caso

Certamen de cambio e innovación en Barcelona

 

CWT

Industria: Automotriz

Servicio: Vuelos, alojamiento y programa para un evento de cinco días con 255 participantes

Ubicación: Barcelona

Objetivo

Un proveedor internacional de la industria automotriz le pidió a CWT Meetings & Events que diseñara un plan para su Concurso Anual de Cambio e Innovación. En la primera fase, el evento se enfoca en las finales de una competencia global, y posteriormente, los ganadores son invitados a una exclusiva ceremonia de premiación. CWT M&E estuvo encargado de los vuelos, transportación, contratación de espacios y el catering.

Reto

El concepto tenía requerimientos estrictos: La ubicación tenía que ser verdaderamente excepcional y cumplen una serie de criterios muy específicos del cliente. Se necesitaban también instalaciones especiales para equipo que sería transportado desde diferentes países alrededor del mundo. Además, se requerían salas de conferencias grandes y más espacio adicional. La final de Europa se iba a celebrar los primeros dos días: los tres equipos finalistas permanecerían en el lugar y los demás participantes tomarían vuelos a casa. La ubicación debía ser fácilmente accesible desde todo el mundo y mantenerse dentro de un presupuesto relativamente ajustado de 200,000 euros para 255 participantes.

Respuesta

CWT M&E eligió un hotel de cuatro estrellas con centro de convenciones 100 km al sur de Barcelona. El hotel contaba también con un parque temático y se ajustaba al boceto de la reunión dentro del presupuesto. Los participantes tuvieron acceso exclusivo al parque temático fuera del horario normal, y ahí se realizaron eventos nocturnos para dar la bienvenida a los participantes. La final mundial también se celebró en el parque temático, que contaba con club de playa.

Resultados

Los participantes estuvieron encantados con la ubicación y los extravagantes efectos visuales en los escenarios. La final culminó con una fantástica celebración del equipo ganador. Al cliente le fascinó el perfil de la ubicación y la posibilidad de organizar celebraciones y eventos de apertura de manera creativa. También estuvieron muy satisfechos con el uso del presupuesto. El eficiente y profesional trabajo de CWT Meetings & Events aseguró que la planeación y ejecución de este complejo evento fueran exitosas, y todo marchó sobre ruedas a pesar de los múltiples requerimientos. Gracias a las habilidades de negociación de CWT y su posicionamiento en el mercado, se lograron significativos ahorros de 28% en comparación con la oferta original del hotel.

La retroalimentación del cliente fue excelente, una prueba de que CWT M&E es capaz de ofrecer soluciones creativas y sorprendentes con un presupuesto limitado.

Datos rápidos

  • Presupuesto de €203,000
  • 28% de ahorro en los costos del hotel
  • Preparativos de viaje para 250 invitados de diversas partes del mundo

 


“El profesionalismo de CWT Meetings & Events permitió la planeación exitosa de este complejo evento, que tenía un gran número de requisitos.”

Posibilidades sin límite para sus eventos y reuniones

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